Лабораторная работа №2


Скачать 100.69 Kb.
НазваниеЛабораторная работа №2
Дата публикации26.04.2014
Размер100.69 Kb.
ТипЛабораторная работа
referatdb.ru > Информатика > Лабораторная работа

Лабораторная работа № 2

Excel. Создание баз данных. Форма. Фильтр. Условия отбора.


Цель работы: Изучение принципов построения диаграмм и работы с базами данных в электронной таблице Excel.

  1. ОСНОВНЫЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ:



    1. База данных.

Одна из задач, для которых часто используется Excel, - это организация баз данных.

Термин "база данных" можно применить к любой совокупности связанной информации объединенной вместе по определенному признаку.

Основным назначением баз данных является обеспечение ввода, хранения и быстрого поиска содержащейся в ней информации.

В Excel термины база данных и список часто используются как синонимы.

В Excel списком называется снабженная метками последовательность строк рабочего листа, содержащих в одинаковых столбцах данные одного типа.

Построение табличных баз данных (списков) начинается с заполнения строки с заголовками столбцов, которые называются имена полей. Они обозначают различные типы объектов в том наборе данных, с которыми вы хотите работать.

После ввода строки с именами полей можно начать ввод информации в базу данных, размещая её под соответствующими именами полей. Функцию автозаполнения целесообразно применять при формировании списка, который содержит повторяющиеся значения.

Каждый столбец в базе данных содержит информацию определенного типа. Столбец в базах данных известен под именем поле. Данные, записанные в строках, называют записями.

Таким образом:

Поле – столбец, содержащий данные определенного типа.

Имя поля - заголовок столбца.

Записи - данные, записанные в строках.

    1. Форма данных

Создание и работа с базой данных в EXCEL упрощается, если использовать встроенную форму данных для того, чтобы вводить, удалять или редактировать записи в базе данных.

Чтобы создать форму данных для новой базы, сначала на листе рабочей книги необходимо оформить шапку таблицы (определить поля базы данных).

Символы шрифта, используемого в именах полей (заголовках), должны быть другого цвета или иметь характерное начертание, например полужирное или курсив. Если имена полей оформлены по-другому, программа автоматически определяет, что формируется база данных (вводится список), и оказывает помощь в его заполнении.

Затем надо поместить в следующей строке запись-образец заполнения базы.

Отформатируйте каждый элемент поля, а затем отметьте строки и выберите команду ^ Форма… из меню Данные.

После выбора этой команды Excel анализирует строку с именами полей и элементов первой записи и создает форму с данными, в которой перечислены все имена полей в левой части и элементы первой записи в текстовых окнах, следом за ними.

Форма также имеет ряд командных кнопок в правой части, которые используются для добавления или поиска каких-либо записей.

Форма отображает номер текущей записи, за которым следует число, показывающее общее количество записей в базе.

    1. Создание новых записей.

После создания формы данных можно использовать эту форму для ввода последующих записей в базу данных.

Процесс прост: при нажатии на кнопку Добавить высвечивается чистая форма данных (обозначенная как новая запись), которую нужно заполнить. После ввода значения первого поля нажмите клавишу для перехода к следующему полю. При нажатии добавляется заполненная запись в базу данных.

Каждому имени поля Excel автоматически назначает оперативную клавишу, позволяющую быстро перейти в требуемое поле. Символ в имени поля, соответствующий оперативной клавише, отображается подчеркиванием.

Очень важно, чтобы все записи были оформлены одинаково, но не так, как имена полей (заголовки). При вводе данных не следует добавлять пустые строки, строки дефисов или символов подчеркивания, так как это затруднит автоматическое определение Excel области базы данных.

Пустая строка является признаком окончания базы данных (списка).

    1. Поиск записей

Для поиска записей с помощью формы данных используются критерии поиска.

В качестве критерия поиска используется либо известная информация, либо символы (*) и (?).

Для сужения области поиска можно указать в различных полях несколько критериев.

    1. Сортировка базы данных.

Каждая база данных имеет некоторый порядок поддержания и просмотра записей. После ввода данных вам может понадобиться упорядочить их. Процесс упорядочивания записей называется сортировкой. Но вы должны иметь возможность восстановить исходный порядок записей. Универсальным средством для этого является введение порядковых номеров записей.

Сортировка устанавливает порядок строк в таблице в соответствии с содержимым конкретных столбцов. Но можно отсортировать и столбцы.

Тип данных влияет на результат сортировки. Для получения правильного результата все ячейки в столбце должны содержать один и тот же тип данных.

При выборе команды Данные/Сортировка открывается окно диалога "Сортировка диапазона", в котором надо указать поля сортировки и определить критерий сортировки.

С помощью раскрывающегося списка Сортировать по можно выбрать столбец для сортировки. Порядок сортировки устанавливается переключателями По возрастанию или По убыванию.

Сортировка по возрастанию предполагает следующий порядок:

- числа

- текст, включая текст с числами

- логические значения

- значения ошибок

- пустые ячейки

При сортировке по возрастанию текстовые данные упорядочиваются в алфавитном порядке от А до Я. Числовые данные упорядочиваются по возрастанию значения от минимального до максимального.

При выборе переключателя ^ По убыванию порядок сортировки меняется на противоположный. Исключением являются пустые ячейки, которые всегда располагаются в конце списка.

Два дополнительных раздела ^ Затем и В последнюю очередь, позволяют определить порядок вторичной сортировки записей, в которой имеются совпадающие значения.

Окно диалога "Сортировка диапазона" содержит кнопку Параметры, в результате нажатия которой открывается окно диалога «Параметры сортировки». С помощью этого окна можно:

- определить пользовательский порядок сортировки для столбца, указанного в раскрывающемся списке Сортировать по.

- сделать сортировку чувствительной к использованию прописных и строчных букв.

- изменить направление сортировки (вместо сортировки сверху вниз установить сортировку слева на право).

    1. Фильтрация данных в списке.

Фильтрация списка позволяет находить и отбирать для обработки часть записей в списке (базе данных). В отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям. При этом остальные строки оказываются скрытыми.

Все это упрощает процесс ввода и удаления записей, а также процесс поиска информации.

Преимущество применения фильтров состоит в том, что результат фильтрации можно скопировать в отдельную область таблицы и сразу же использовать в вычисленияхS

В Excel для фильтрации данных используются команды Автофильтр и Расширенный фильтр. В случае простых критериев для выборки нужной информации достаточно команды Автофильтр. При использовании сложных критериев следует применять команду Расширенный фильтр.

Обе команды вызываются в результате выбора команды Данные/Фильтр.

При выборе команды Данные/Фильтр/Автофильтр Excel добавляет раскрывающийся список к каждой клетке с именем поля в строке заголовка.

Команда ^ Расширенный фильтр использует для фильтрации данных интервал критериев. После выполнения команды на экране появляется окно диалога «Расширенный фильтр», в котором определяются параметры фильтра.

На экран выводятся только те строки, которые удовлетворяют всем критериям, записанным в интервале критериев. При фильтрации списка используется два типа критериев: множественные и вычисляемые.

В поле ввода ^ Диапазон критериев указывается интервал ячеек на рабочем листе, который содержит ваши критерии. В поле ввода Поместить результат в диапазон указывается интервал ячеек, в которые копируются строки. Это поле доступно только тогда, когда выбран переключатель Скопировать на другое место.

  • Задания на выполнение

Задание 1.

Создайте базу данных, автоматизирующую принятие решения о поступлении абитуриента на основании полученных им оценок. Проходной балл – 9.

Проанализируйте, сколько человек поступило, не прошло по конкурсу и получило оценку 2.

  1. Откройте новую рабочую книгу

  2. Создайте таблицу следующего вида. Введите в ячейки А1-Н2 заголовки будущих столбцов:



  1. Сохраните таблицу под именем «Абитуриент».

  2. Выделите ячейки А1-Н2 и выполните команду Данные/Форма. С помощью формы введите следующие данные об абитуриентах:

Фамилия

Адрес

Дата рождения

Пол

Стаж

Оценка по физике

Оценка по математике

Сумма баллов

Вершицкий М. М.

Гродно

12.09.1972

муж

4

4

5

9

Нестерович А. И.

Москва

12.09.1939

муж

4

5

5

10

Райкина П. А.

Чаусы

12.06.1956

жен

3

5

4

9

Долгин П. П.

Минск

12.06.1989

муж

3

3

4

7

Зайкина А.П.

Львов

12.12.1989

жен

5

3

5

8

Щохин А. П.

Мурманск

12.03.1973

жен

2

3

3

6

Жуковский Ф. В.

Могилев

12.03.2006

муж

3

2

4

6




  1. Отформатируйте таблицу так, чтобы на экране была видна вся информация

  2. Отформатируйте заголовок таблицы следующим образом:

  • Разместить данные по центру столбцов

  • Установить полужирный шрифт

  • Установить голубой фон заливки

  1. Введите в таблицу столбец «Анализ» (I1) и отформатируйте его как весь заголовок

  2. Введите в ячейку Н2 формулу, обеспечивающую подсчет суммарного балла по абитуриенту (Автосумма)

  1. Скопируйте формулу из ячейки Н2 в ячейки Н3-Н8

  2. Введите в ячейки I2 – I8, формулы обеспечивающие анализ информации следующим образом

    • Если абитуриент получил 2 по какому-либо предмету, то вывести слово «Завалил»;

    • Если абитуриент не набрал проходного балла 9, то вывести слово «Не прошел».

    • Если абитуриент набрал нужное количество баллов, то вывести слово «Поступил».

  1. Проверить работу формулы анализа (исправить оценки у некоторых абитуриентов)

  2. Отсортируйте таблицу по фамилиям в алфавитном порядке.

Указание:

    • Выделить ячейки А1-I8

    • Выбрать из меню Данные команду Сортировка

    • В диалоговом окне в поле Сортировать по указать столбец А и установить признак сортировки «По убыванию»

  1. Отсортируйте таблицу по результатам анализа так, чтобы сначала шли поступившие абитуриенты, затем не прошедшие по конкурсу, а затем не сдавшие один из предметов.



  1. Введите в конце таблицы таблицу итоговые значения



Объединить ячейки В12-D12; В13-D13; В14-D14; В15-D15

    • ввести в ячейку В12 формулу =СЧЁТ(H2:H8)

Примечание: Данная формула подсчитывает количество непустых значений в указанном диапазоне ячеек, т.е. общее количество абитуриентов

    • ввести в ячейку В13 формулу =СЧЁТЕСЛИ(I2:I8;"Поступил")

Примечание: Данная формула подсчитывает количество значений в указанном диапазоне ячеек, которые имеют значение «Поступил»

    • ввести в ячейку В14 формулу = =СЧЁТЕСЛИ(I2:I8;"Не прошел")

Примечание: Данная формула подсчитывает количество значений в указанном диапазоне ячеек, которые имеют значение «Не прошел»

    • ввести в ячейку В15 формулу =СЧЁТЕСЛИ(I2:I8;"Завалил")

Примечание: Данная формула подсчитывает количество значений в указанном диапазоне ячеек, которые имеют значение «Завалил»
Если все введено правильно, должно получиться:



  1. По полученным данным постройте диаграмму (трехмерную гистограмму)



  1. Установить автофильтр на поля базы данных и ознакомиться с выборкой по критерию.

  • Отобрать абитуриентов, получивших по физике «5»;

  • Отобрать абитуриентов, адрес которых начинается на букву «М»;

  • Отобрать абитуриентов женского пола, сумма балов у которых меньше 7



Контрольные вопросы

1 Что такое “База данных” в EXCEL?

2 Объяснить понятие “список”, “записи”.

3 Что такое «Форма данных»?

  1. Как выполнить сортировку в базе данных?

  2. Объяснить понятие «Автофильтр» ?




Похожие рефераты:

Лабораторная работа №1. Файлы. Виды файлов. Типизированные файлы 1-модуль
Лабораторная работа №4. Тeкстовые файлы, их описание и основные отличия от типизированных файлов
Система динамических презентаций power point лабораторная работа №
Лабораторная работа № Знакомство с приложением PowerPoint. Создание слайдов. Вставка в слайды различных объектов. Шрифтовое и графическое...
Лабораторная работа 03 "текстовые задачи 1"
Избранные вопросы элементарной математики Лабораторная работа 03 "текстовые задачи 1"
Лабораторная работа №2: Создание er-модели и ее нормализация. Создание...
Лабораторная работа №3: Проектирования бд на основе декомпозиции универсального отношения
Лабораторная работа №13. Изучение протоколов статической маршрутизации
Лабораторная работа №13. Изучение протоколов статической маршрутизации rip, ospf с использованием Packet Tracer XX
Лабораторная работа №4 Организация движения хозяйственных, восстановительных,...
Рецензент – заместитель начальника отдела перевозок Гомельского отделения Белорусской железной дороги С. В. Прокопенко
Лабораторная работа 06 "квадратный трехчлен и прогрессии"

Лабораторная работа 08 "основные понятия и формулы тригонометрии"

Лабораторная работа №6 Тема: «Формы, регистры и организация бухгалтерского учета»

Лабораторная работа Работа в среде nc. Общий вид, клавиши f 1- f 3 Цель работы
Цель работы: отработать основные навыки по работе в среде nc, познакомиться с общим видом окна и основными клавишами F1-F3

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
referatdb.ru
referatdb.ru
Рефераты ДатаБаза