Учреждение образования гомельский государственный политехнический техникум


НазваниеУчреждение образования гомельский государственный политехнический техникум
страница1/12
Дата публикации09.04.2013
Размер1.15 Mb.
ТипЛитература
referatdb.ru > Право > Литература
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12


МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ

ГОМЕЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ

Заочное отделение







ДЛЯ СПЕЦИАЛЬНОСТЕЙ

«Экономика и организация производства»,

«Маркетинг»,

«Финансы»


Разработала преподаватель Н.С. Васьковцова
Гомель 2007

Содержание


  1. Документирование управленческой деятельности 3

    1. Понятие о делопроизводстве. Виды и значение документов. 3

    2. Общие требования к служебным документам. Формуляры и бланки документов. 9

  2. Машинописное оформление текстов документов 15

    1. Машинописное оформление служебных документов. Государственные стандарты по оформлению документов. 15

    2. Состав реквизитов 17

    3. Правила машинописного оформления текстовых работ. 27

    4. Машинописное оформление табличного материала. 32

  3. Особенности составления организационно-распорядительных документов 36

    1. Делопроизводство по общим, административным и трудовым вопросам. 36

    2. Делопроизводство по финансово-расчетным, кассовым операциям 57

    3. Делопроизводство по снабжению, сбыту 60

  4. Организация делопроизводства 69

    1. Понятие, структура и объем документооборота 69

    2. Обработка и движение внешних и внутренних документов. Контроль и проверка исполнения документов 70

    3. Систематизация документов. Номенклатура дел. Формирование дел, подготовка их в архив для хранения 75

  5. Литература 84

      ^ 1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

      1.1 Понятие о делопроизводстве. Виды и значение документов.


Документ – это результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий (ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.).

Значение функций документов имеет существенное значение для уяснения подлинных целей создания документов и заключенной в них информации, для правильного понимания роли документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических, социальных связей, позволяет провести более четкую классификацию документов, сформулировать определенные требования к их организации, содержанию, форме, технологии их обработки.

Функция документа – это целевое назначение, присущее ему.

Т. к. понятие «документ» неразрывно связано с понятием «информация», то основной и наиболее обобщающей функцией является информационная. Она присуща всем без исключения документам, т. к. необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. В состав данной функции входит фиксация, сохранение, передача информации.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, то есть информация о процессах, происходящих в обществе. Социальная функция документа состоит в фиксировании, сохранении и передачи именно социальной информации. Документ является не только продуктом социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения, в определенной степени формировать их. Поэтому социальная функция документа определяется местом, ролью документа в данном обществе, в жизни государства.

Тесно связана с информационной коммуникативная функция документа. У этой функции есть своя специфика – передача информации во времени и пространстве. По своему содержанию коммуникативная функция - это организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры.

В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации. В управленческой функции можно выделить стабилизацию, т.е. нормальное функционирование и совершенствование государственной системы в целом и каждого государственного учреждения в отдельности, и обеспечение нормального функционирования каждого члена данного общества.

Правовая функция – функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Выполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действия (правовые акты органов государственной власти и государственного управления, акты управления, издаваемые учреждениями и т.п.).

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации. Это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля. Основные виды учета отражены в статистических и финансово-экономических документах.

Одна из важнейших функций документа – культурная. В данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию с помощью письменных, печатных, фото-, фоно- и аудиовизуальных способов фиксации. Культурную функцию выполняет крупный комплекс документов (научно-техническая документация, произведения искусства). В них находят отражение уровень научного и технического развития общества, специфика научного и художественного творчества на определенном этапе социальной эволюции.

В делопроизводстве ключевым понятием является понятие системы документации.

Система документации представляет собой совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности. Системы документации могут быть межотраслевыми, а также отраслевыми, т.е. учитывающими специфику той или иной отрасли.

Любая сфера человеческой деятельности предполагает использование довольно большого объема различной информации, фиксируемой в документах. Увеличение потоков обрабатываемой информации, требует механизации и автоматизации этого процесса, что возможно при наличии общих правил и требований к оформлению документации.

Одним из факторов повышения производительности управленческого труда является совершенствование систем документации, основным направлением которого являются унификация и стандартизация управленческих документов. Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации – создание системы документов, которая может дать экономический эффект

Унификация документов – это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация построения. Т.е. унификация документов представляет собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.

Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, однако это не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Поэтому основной задачей стандартизации является установление единых требований к реквизитам и документам в целом.

С середины 70 – х гг. в управлении стали широко применяться средства вычислительной техники, что вызвало необходимость разработки унифицированных систем документации (УСД). В настоящий момент основные положения к УСД устанавливает стандарт СТБ 6.10.1 – 95. Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов, а также совокупности их реквизитов.

Предмет «Деловая документация» предполагает изучение и оформление учащимися организационно- распорядительной документации. Этот вид документации занимает особое место в управленческой деятельности учреждений, организаций и предприятий. ОРД в равной степени представляет интерес для работников как канцелярии, так и экономических служб. Для упрощения работы с ОРД, ускорения их составления и оформления создана унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Для данной системы был разработан государственный стандарт СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». УСОРД – это комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению документов, используемых для решения задач управления.

Правовая сила стандартов, включение в стандарты требования обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рациональной работы с документами.

Кроме государственных стандартов допускается разрабатывать и использовать:

  • стандарты предприятий (СТП);

  • инструкции по делопроизводству в отрасли;

  • инструкции по делопроизводству в конкретных организациях.

В отличие от государственных стандартов в СТП и инструкциях по делопроизводству более популярно излагаются требования к документам; приводятся образцы оформления конкретных видов документов; допускается ввести свои, дополнительные требования к оформлению документов, которые будут действовать только в рамках этого предприятия или отрасли.

^ КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ:

Большинство документов должно удовлетворять таким требованиям, как пригодность к длительному хранению, максимальная наглядность. Для того, чтобы документ обладал этими качествами, он должен быть правильно составлен как по форме, так и по содержанию.

Для того чтобы выработать определенные принципы составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела. Дело – это совокупность документов по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, соответствующим образом оформленную. Нельзя подшить в дело документы с различным по характеру содержанием.

^ Классификация документов – необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документированного обеспечения автоматизированных систем управления.

Документы классифицируются по различным признакам.

  1. По содержанию:

  • Организационно-распорядительные (устав, должностные инструкции, штатное расписание и др.);

  • Распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, указания и др.)

  • По личному составу (приказы по личному составу, трудовые договора, личные дела, трудовые книжки и др.);

  • Информационно-справочные (служебные письма, акты, протоколы, заявления, объяснительные и докладные записки и др.);

  • Коммерческие (договора, соглашения и др.);

  • Финансово-бухгалтерские (отчеты, сметы, счета и др.).

  1. По наименованию:

  • Приказы;

  • Положения;

  • Протоколы;

  • Акты;

  • Правила;

  • Уставы и т.д.

  1. По видам:

  • Типовые – разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер;

  • Примерные - разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят рекомендательный характер;

  • Индивидуальные – разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования;

  • Трафаретные – изготавливаются типографским способом, постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

  1. По степени сложности:

  • Простые – содержат только один вопрос (рекомендуется использовать простые документы);

  • Сложные – содержат несколько вопросов.

  1. По месту составления:

  • Внутренние – созданы в учреждениях (организациях, предприятиях) для решения своих вопросов и не выходят за их пределы;

  • Внешние – входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).

  1. По срокам исполнения:

  • Срочные – документы, срок исполнения которых установлен законом и правовыми актами, а также документы с пометкой «срочно»;

  • Несрочные– документы, срок исполнения которых устанавливает администрация конкретного учреждения (организации, предприятия).

  1. По происхождению:

  • Служебные – созданы в учреждении (организации, предприятии) по вопросам его деятельности;

  • Официально-личные – касаются конкретных лиц (заявления, жалобы и др.).

  1. По степени гласности:

  • Обычные – доступ к документам не ограничен;

  • Секретные– доступ к документам ограничен, нарушение работы с такими документами может повлечь юридическую ответственность;

  • Для служебного пользования - доступ к документам ограничен, нарушение работы с такими документами может повлечь ответственность в рамках учреждения (организации, предприятия).

  1. По юридической силе:

  • Подлинные – оформлены и выданы в установленном законом порядке с соблюдением всех правил. Подразделяются на действительные и недействительные. Недействительными документы становятся в том случае, если утратили свою юридическую силу по какой-либо причине (например, по истечении срока действия);

  • Подложные – оформление или содержание не соответствует правилам.

  1. По стадиям создания:

  • Подлинник (оригинал)- первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный;

  • Копия – документ, воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставляется слово «копия») и соответствующим образом заверенный. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Следует различать следующие разновидности копий:

Отпуск – это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником под копирку на обычном листе бумаги и заверяется.

Выписка из документа – копия части документа.

Дубликат – повторный экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

  1. По срокам хранения:

  • Постоянного срока хранения;

  • Временного срока хранения (до 10 лет);

  • Долговременного срока хранения (свыше 10 лет).
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12

Похожие рефераты:

Учреждение образования гомельский государственный политехнический техникум
Использование процессора электронных таблиц msexcel для автоматизации обработки экономической информации 8
Учреждение образования гомельский государственный политехнический колледж
Автор М. А. Ширко, преподаватель учреждения образования «Гомельский государственный политехнический колледж»
Учреждение образования гомельский государственный политехнический колледж
Автор М. А. Ширко, преподаватель учреждения образования «Гомельский государственный политехнический колледж»
Техникум
Разработчик: Е. И. Краснова, преподаватель учреждения образования «Новополоцкий государственный политехнический техникум»
Государственной формы собственности, обеспечивающие получение среднего специального образования
...
Аналитическая химия
Разработчик: О. Л. Пирог, преподаватель учреждения образования «Новополоцкий государственный политехнический техникум»
Учреждение образования «гомельский государственный медицинский университет»...
В. Я. Латышева, О. А. Ковалева, И. И. Игнатенко; Гомельский государственный медицинский университет, Гомельский государственный университет...
Учреждение образования «гомельский государственный политехнический колледж» деловая документация
Продолжите высказываниеК организационным относятся следующие документы: устав, положение, …
Стипендиаты специального фонда Президента Республики Беларусь по поддержке талантливой молодежи
Место учёбы (работы) учреждение образования «Гомельский государственный политехнический колледж», г. Гомель, ул. Билецкого,6
Учреждение образования «гомельский государственный политехнический...
Рассмотрено и одобрено на заседание цикловой комиссии лесных и лесотехнических дисциплин

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
referatdb.ru
referatdb.ru
Рефераты ДатаБаза