Отчет о выполнении основных показателей работы государственного архива Восточно-Казахстанской области


НазваниеОтчет о выполнении основных показателей работы государственного архива Восточно-Казахстанской области
страница1/6
Дата публикации10.04.2013
Размер0.86 Mb.
ТипОтчет
referatdb.ru > Право > Отчет
  1   2   3   4   5   6


Управление архивов и

документации Восточно-Казахстанской области


г.Усть-Каменогорск,

ул.Пермитина, 23



Отчет

о выполнении основных показателей работы

государственного архива Восточно-Казахстанской области

за 1 полугодие 2011г.



В 1 полугодии 2011 года госархив области принял участие в обсуждении очередного Послания Президента Республики Казахстан Н.А.Назарбаева народу Казахстана «Построим будущее вместе», в референдуме о продлении полномочий Президента до 2020 года, в подготовке и участвовал во внеочередных выборах Президента Республики Казахстан.

В управление архивов и документации области представлены информации о необходимом оборудовании для внедрения системы электронных архивов государственных органов, об архивных фондах, подлежащих оцифровке в 2011-2012 годах, заявка о регистрации Интернет ресурса в государственном регистре электронных ресурсов и информационных систем в Министерстве связи и информации Республики Казахстан, предложения и замечания к проекту типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях.

Еженедельно в управление архивов и документации области представляются сведения о количестве поступивших и исполненных запросах социально-правового характера, о сроках их исполнения. Ежедневно проводится регистрация запросов и снятие их с контроля в автоматизированной системе «Единый учет обращений» (ЕУОЛ). Начата работа в программе по проекту «Интегрированная информационная система для Центров обслуживания населения».

Успешно функционирует и регулярно пополняется информацией, новостными сообщениями информационный сайт «Государственный архив Восточно-Казахстанской области» (http://e-arhiv.vko.gov.kz). На веб-портале госзакупок размещен годовой план по госзакупкам госархива области на 2011 год. Осуществляется контроль за его выполнением.

В 1 полугодии 2011 года совместно с управлением архивов и документации области продолжена работа по развитию программно-аппаратного комплекса «Электронный архив Восточно-Казахстанской области» (3 этап) (20 млн. 500 тыс.тенге). Начат текущий ремонт с сейсмоусилением здания архива по ул.Потанина, 12а (22 млн. 338 тыс.тенге).

В целях реализации плана работы в отчетном периоде госархивом области в области обеспечения сохранности документов проводились работы по подшивке, картонированию, реставрации документов, восстановлению затухающих текстов, проверке наличия и физического состояния документов на бумажных и пленочных носителях, выявлению особо ценных документов (ОЦД) и созданию на них фонда пользования, продолжалась работа по сканированию документов для «Электронного архива».

Госархивом области проводилась работа по госучету документов: составление новых, продолжение уже имеющихся листов, карточек фондов, сведений об изменениях в составе и объеме фондов. По состоянию на 1 января 2011г. составлен паспорт архивного фонда.

В отчетном периоде осуществлялся прием документов на госхранение, научно-техническая обработка документов, оказывалась методическая, практическая помощь организациям, учреждениям в разработке номенклатур дел, положений об ЭК, инструкций по делопроизводству, гербовых бланков. Проводилась работа с организациями, учреждениями по согласованию номенклатур дел, положений об ЭК, о ведомственных архивах, по заключению договоров о взаимоотношениях и сотрудничестве в области делопроизводства и архивного дела с организациями, учреждениями негосударственной формы собственности. Проводились семинары, лекции по делопроизводству в организациях.

Составлен «Справочник о местонахождении документов по личному составу, хранящихся в госархиве Восточно-Казахстанской области и организациях – источниках пополнения (комплектования) Национального архивного фонда Республики Казахстан». В отчетном периоде составлены списки организаций, учреждений, предприятий – источников комплектования госархива области и потенциальных источников комплектования.

В области создания информационно-поисковых систем госархив области занимался описанием управленческой документации, документов личного происхождения, фото- и видеодокументов, переработкой описей дел, каталогизацией документов.

В отчетном периоде подготовлены и опубликованы статьи: в журнале «Записки Казахского географического общества», «Хахлову А.С. – 165 лет», «История энергетики ВКО лицах – М.Ф.Кейлин, И.В.Бердус»; в сборнике «Чистяковские чтения» - «Документы о Г.Д.Чистякове в фондах ГАВКО» и «Переписка Ф.М.Карбушева с М.И.Чистяковым», к Дню Победы в газете «7дней» опубликованы статьи «Солдат и журналист», «Всегда в строю…».

Кроме того, к 20-летию Независимости Республики Казахстан подготовлена выставка «Наш край: хроника истории Восточно-Казахстанской области», проведена ее мультимедийная презентация и дано интервью для телеканала «Қазақстан – Оскемен» (на двух языках) по документам выставки. Журналистами газеты «Рудный Алтай» опубликована статья о презентации выставки.

Подготовлена и издана брошюра «Архивная служба Восточного Казахстана» к республиканскому совещанию архивистов (об архивной службе в Восточном Казахстане, о внедрении новых информационных технологий в госархивах области, о создании «электронных архивов ВКО»); к Победе в Великой Отечественной войне (1941-1945г.г.) изданы 10 экз. альбома «Их помнит мир спасенный…»

Совместно с областной библиотекой им.А.С.Пушкина организован телемост «Чикаго-Усть-Каменогорск» - встреча с Героем Советского Союза С.Н.Борозенец

Также подготовлена и представлена к 120-летию со дня рождения писателя Волкова А.М. для выступления на «Волковских чтениях» мультимедийная презентация «Усть-Каменогорск – город моего детства», для «Чистяковских чтений» подготовлена и представлена презентация «Переписка Ф.М.Карбушева с М.И.Чистяковым».

Традиционно госархив области в отчетном периоде принял участие в творческом вечере «След на Иртышской земле» и других творческих вечерах с выступлениями.

В госархиве области прошли производственную практику студенты Усть-Каменогорского колледжа профессиональной подготовки и сервиса, Казахстанско-Американского свободного университета. Также проводились школьные уроки.

В отчетном периоде госархив области занимался исполнением запросов социально-правового и тематического характера. В связи с большим объемом поступающих запросов сотрудники отделов архива участвуют в их исполнении. В связи с этим наблюдается невыполнение некоторых плановых показателей работы.

В госархиве области переводятся на государственный язык планово-отчетная, организационно-распорядительная, справочно-информационная документация, методические разработки.

За 1 полугодие 2011г. проведено 6 заседаний дирекции, на которых рассматривались итоги работы госархива области за 2010г., ежемесячные, квартальный итоги работы отделов госархива области, 1 заседание экспертной комиссии.


  1. ^ Обеспечение сохранности и государственный учет документов

Национального архивного фонда Республики Казахстан
Обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда

Республики Казахстан.
Для нормального жизнеобеспечения госархива области в отчетном периоде во всех зданиях госархива области проводилось наблюдение за работой систем водопровода, теплоснабжения, электрообеспечения, охранной и пожарной сигнализаций. Для поддержания необходимых условий хранения документов осуществлялись мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима в архивохранилищах путем их проветривания и влажной уборки; с помощью дезинфекционной службы проводилась соответствующая обработка подвалов, архивохранилищ в зданиях архива.

С целью улучшения физического состояния документов в 1 полугодии 2011г. госархивом области отреставрировано 177 ед. хр., 4122 листа, подшито 225 документов личного происхождения, 1550 ед. хр. управленческой документации и дел по личному составу, выявленных в ходе проверки наличия и физического состояния дел, а также после переработки описей дел Восточно-Казахстанского облпотребсоюза. Также после ксерокопирования, реставрации и восстановления затухающих текстов подшито 170 ед. хр., 4 газеты, 12444 листа перенумеровано. Типографским способом переплетено и оформлено 153 газеты. Кроме этого, подшито 107 описей дел, оформлено 162 обложки описей дел, закартонировано 1129 ед.хр. и перекартонировано – 810 ед.хр., изготовлено 135 коробок ручным способом, зашифровано 118 коробок, перешифровано 229 коробок, изготовлено 2725 новых ярлыков, заменено 390 ветхих ярлыка, наклеено 1756 ярлыков на коробки, сформировано 2677 связок. Перешифровано 383 ед. хр. после неправильной шифровки дел во время научно-технической обработки документов (фонд №85 «Согринская ТЭЦ Алтайского производственного объединения энергетики и электрификации «Алтайэнерго» (355 ед. хр.) и фонд №39 «Институт усовершенствования учителей Восточно-Казахстанского областного отдела народного образования» (28 ед. хр.).

В 1 полугодии 2011 года с целью выявления затухающих текстов восстановлено 79 листов затухающего текста фонда №19п «Усть-Каменогорский городской комитет КП(б)К», считано 48 листов затухающего текста.

С целью выявления ОЦД в 1 полугодии 2011г. госархивом области просмотрено по 16 фондам 4029 ед.хр. (полистно – 1481 ед.хр., по заголовкам – 2548 ед.хр.). Это документы фондов: № 186 «Семейный фонд Поповых: Валентин Егорович – кандидат геолого-минералогических наук, доцент, декан факультета естествознания Усть-Каменогорского педагогического института, участник Великой Отечественной войны 1941-1945гг.; Ксения Ивановна – кандидат географических наук, доцент кафедры физической географии Усть-Каменогорского педагогического института», № 203 «Акционерное общество открытого типа «Керамика», № 212 «Усть-Каменогорский уездный продовольственный комитет уездного исполнительного комитета Советов рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов», №271 «Усть-Каменогорский уездный отдел здравоохранения исполнительного комитета Советов рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов», № 532 «Восточно-Казахстанский военный комиссариат», № 584 «Восточно-Казахстанский областной противотуберкулезный диспансер Управления здравоохранения Восточно-Казахстанской области», № 620 «Восточно-Казахстанское областное управление государственных трудовых сберегательных касс и государственного кредита Министерства финансов Казахской ССР», № 1380 «Открытое акционерное общество «Иртышское управление строительства» и др. Описано и утверждено решением Восточно-Казахстанской областной экспертно-проверочной комиссией 411 особо ценных дел (Приложение 1). Итоги выявления ОЦД внесены в учетные документы. В описях, на делах и коробках проставлены отметки ОЦ, 159 особо ценных дел обособлено.

Госархивом области в отчетном периоде продолжалась работа по созданию фонда пользования на документы личного происхождения, в том числе ОЦД. Для дальнейшего хранения в электронном виде отсканировано 71 ед.хр./6586 скан-образов (3765 мб) личного фонда Черных С.Е. – архивиста, писателя, краеведа. Это особо ценные личные документы, переписка, фотографии.

В 1 полугодии проверено наличие и физическое состояние 12447 ед.хр. на бумажной основе и 1131 документов страхового фонда (Приложение 2), 9296 ед.хр. фондов, бывших в использовании в 2010г. (Приложение 3) и 2991 ед.хр. на предмет санитарно-биологического состояния дел (Приложение 4). По итогам проверок составлены акты и заполнены карточки учета и состояния документов. Проведена выверка учетных документов на 25 фондов.

Для исполнения запросов, работы в читальном зале, переработки описей и усовершенствования научно-справочного аппарата (НСА), выявления ОЦД из архивохранилищ было выдано 46 279 ед.хр., 6937 описей дел. Во временное пользование госархивом области оформлено 183 ед.хр.

В целях рационального размещения дел в результате приема их на госхранение в архивохранилищах в 1 полугодии 2011г. перемещено 5353 связки и коробки.

Для пополнения «электронного архива» подвергнуты сканированию документы фонда №1 «Усть-Каменогорский городской Совет народных депутатов и его исполком». Всего отсканировано 104 ед.хр., создано 23121 скан-образа (16423 мб). Все отсканированные документы внесены в базу данных «Регистратор архива». Всего в базу данных внесено 1035 ед.хр., 100728 скан-образов (в т.ч. ОЦД). Обособлено и опечатано после сканирования 83 ед. хр.

Для подготовки и оформления выставок, мультимедийных презентаций, для работы исследователей в читальном зале отсканировано и распечатано 267 документов и фотографии. За отчетный период отксерокопировано 3439 листов (при исполнении запросов социально-правового характера, исследователям в читальный зал и т.д.).

В соответствии с перспективным планом по обеспечению пожарной безопасности и планом мероприятий по обеспечению пожарной безопасности на 2011 год с ТОО «Пождитекс» заключен договор на обслуживание охранно-пожарной сигнализации. Обновлен приказ о составе ДПД в связи с кадровыми изменениями, проводится вводный инструктаж с вновь принятыми сотрудниками на рабочих местах, обновлен уголок пожарной безопасности. Поддерживается постоянная связь с органами пожарной службы города.

В 1 полугодии 2011 года органами госпожнадзора в зданиях по ул.Головкова, 26/1, ул.Крылова, 39 проведена проверка пожарно-технического состояния зданий госархива области. В ходе проверки устранены все замечания, предоставлена необходимая документация. Приобретены и заменены пожарные рукава (20 штук).
Государственный учет документов Национального архивного фонда

Республики Казахстан.
В 1 полугодии 2011г. госархивом области составлены сведения об изменениях в составе и объеме фондов, которые произошли в 2010г., паспорт архивного фонда по состоянию на 1 января 2011г. Кроме этого, в госархиве области в текущем году составлено 7 новых листов фондов, пересоставлено и продолжено 32 листа фондов, в 5 листов фондов внесены изменения. Составлено 15 новых карточек фондов, из них – 8 карточек фондов на ОЦД, 32 карточки фондов продолжены и пересоставлены, в 5 карточек фондов внесены изменения. Составлено 33 карточки для пофондового топографического указателя и 22 карточки для постелажного топографического указателя. В книгу учета поступлений внесено 20 фондов. В реестр описей внесено 20 описей дел, в реестр описей ОЦД – 8 описей дел. В список фондов внесено 10 новых фондов.

В отчетном периоде проведена работа по ведению 90 дел фондов (в связи с проверкой наличия дел, выявлением ОЦД, приёмом документов на госхранение); ведению электронного фондового каталога (введено 20 описей), внесению 260 итоговых записей в описи дел.
2. Формирование Национального архивного фонда Республики Казахстан. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий. Работа с архивами негосударственных юридических лиц и их объединениями.

В 1 полугодии 2011 года госархивом области принято на государственное хранение 2341 ед.хр. управленческой документации, 2357 ед.хр. по личному составу, 245 ед.хр. документов личного происхождения, 307 ед.хр. научно-технической документации (Приложение 5), 151 ед.хр. фотодокументов, 3 ед.хр. (28 ед.уч.) видеодокументов (лазерные диски), 3 ед.хр. (264 ед.уч.) страхового фонда.

Госархивом области в отчетном периоде упорядочено 369 ед.хр. управленческой документации, 130 ед.хр. по личному составу, 193 ед.хр. научно-технической документации, из них утверждено протоколом областной ЭПК 237 ед.хр. управленческой документации. (Приложение 6).

За отчетный период оказана методическая, практическая помощь работникам служб управления документацией, ведомственных архивов в разработке номенклатур дел, положений о ведомственном архиве и экспертной комиссии, инструкций по делопроизводству, гербовых бланков, научно-технической обработке документов – 160 организациям: областным департаментам и управлениям, судебным органам, органам прокуратуры, уголовно-исполнительной системы, городским, районным отделам и другим организациям всех форм собственности Восточно-Казахстанской области (Приложение 7).

В первом полугодии 2011 года согласовано 92 номенклатуры дел государственным и негосударственным юридическим лицам, из них: 17 – секретного делопроизводства, 3 – с грифом «ДСП», 1 – с грифом «конфиденциально», 69 – на государственном и русском языках (Приложение 8).

Уточнена и пересоставлена номенклатура дел госархива области на 2011 год.

Разработаны и согласованы положения об экспертной комиссии (ЭК) 5 организациям, согласованы положения о ведомственном архиве 2 организациям, 33 организациям согласованы бланки организационно-распорядительных документов, согласно изменившимся требованиям нормативной базы (Приложение 9).

За 1 полугодие 2011г. составлено 29 писем предприятиям и организациям о необходимости упорядочения и передачи на государственное хранение аудио-видеодокументов и управленческих документов с истекшими сроками ведомственного хранения (Приложение 10).

Продлены договоры о взаимоотношениях и сотрудничестве в области делопроизводства и архивного дела с 6 частными нотариусами и заключены договоры с 2 вновь образованными школами частной формы собственности, в деятельности которых образуется комплекс документов, ценных для области. (Приложение 11).

В отчетном периоде проведен семинар на тему «Документационное обеспечение. Современные требования к оформлению документов» для работников делопроизводственных служб организаций и предприятий всех форм собственности. Семинар проводился на базе Восточно-Казахстанского филиала АО «Национальный центр научно-технической информации». На семинаре присутствовало 53 делопроизводителя. Для работников районных, городских отделов архитектуры и градостроительства прочитана лекция по вопросам, касающимся общих требований к документированию и организации работы с документами, согласно требованиям «Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях», утвержденных 25 сентября 2009г. На лекции присутствовало 15 делопроизводителей. Также прочитана лекция для работников системы образования по вопросам подготовки и оформления документов на бумажных носителях. Были затронуты вопросы по формированию дел согласно вышеназванным правилам. На лекции присутствовали архивариусы и делопроизводители из 24 организаций: школ, колледжей, лицеев, детских садов.

В 1 полугодии 2011г. составлен и утвержден протоколом областной ЭПК «Справочник о местонахождении документов по личному составу, хранящихся в госархиве Восточно-Казахстанской области и организациях – источниках пополнения (комплектования) Национального архивного фонда Республики Казахстан».

В связи с реорганизацией, банкротством предприятий, организаций, созданием новых учреждений, в деятельности которых образуются документы, являющиеся составной частью Национального Архивного фонда Республики Казахстан пересоставлен список организаций, учреждений, предприятий –источников комплектования государственного архива области (398 организаций) и потенциальных источников (33 организации).

Ведется работа по внесению данных в карточки учета работы с организациями, регулярно пополняются наблюдательные дела организаций, находящихся на основном учете.

В 1 полугодии 2011 года проведено 18 видеосъемок следующих мероприятий: "След на Иртышской земле", посвященный 105-летию со дня рождения И.В.Бердуса (б-ка им.А.С.Пушкина); производственная учеба в госархиве области; «Огонь Азиады 2011 в Усть-Каменогорске»; торжественный вечер, посвященный 90-летию литературного объединения «Звено Алтая» (Дом дружбы народов); Скарборо Айзек Мак Кеан (США) – интервью с исследователем в читальном зале ГАВКО; встреча с казахстанским прозаиком Ролланом Сейсенбаевым, презентация литературного журнала «Жидебай» (б-ка им.А.С.Пушкина); презентация фильма «Жидебай Борили»; вернисаж «Мир Абая» (творчество Е.М.Сидоркина) (музей искусств); 85 лет писателю, поэту, краеведу А.И.Егорову (музей искусств); «Чистяковские чтения» (КАСУ ВКО); «Волковские чтения» на тему «Я вырос на родном Алтае», посвященные 120-летию со дня рождения Волкова А.М. (КАСУ ВКО); 115-летие библиотеки им.А.С.Пушкина (б-ка им.А.С.Пушкина); 55 лет поэту, писателю, краеведу М.Л.Немцеву (музей искусств); «Судьбы без вины виноватых» (ко Дню памяти жертв политических репрессий) (Дом дружбы народов); «Гребенщиковские чтения» (г.Шемонаиха).

В управление архивов и документации Восточно-Казахстанской области представлена информация об опыте взаимодействия государственных архивов с частными архивами, хранящими документы Национального архивного фонда Республики Казахстан.
  1   2   3   4   5   6

Похожие рефераты:

Отчет о выполнении основных показателей работы государственного архива...
В отчетном периоде госархивом области подготовлены предложения и замечания к Закону Республики Казахстан «о национальном архивном...
Отчет о выполнении основных показателей работы государственного архива...
Казахстанского областного акимата от 20 января 2010г. №344 «О внесении изменений и дополнений в некоторые постановления Восточно-Казахстанского...
Отчет о выполнении основных показателей работы государственного архива...
Послания Президента Республики Казахстан Н. А. Назарбаева народу Казахстана «Построим будущее вместе», в референдуме о продлении...
Отчет о выполнении основных показателей работы государственного архива...
Послания Президента Республики Казахстан Н. А. Назарбаева народу Казахстана «Построим будущее вместе», в референдуме о продлении...
Отчет о выполнении основных показателей развития архивного дела в...
Восточно-Казахстанской области на 2008 год, планов мероприятий: по реализации программы «электронное управление» в Восточно-Казахстанской...
Отчёт о выполнении основных показателей развития архивного дела в...
О выполнении основных показателей развития архивного дела в восточно-казахстанской области
Отчёт
О выполнении основных показателей развития архивного дела в восточно-казахстанской области за 2012 год
Отчет о выполнении основных показателей развития архивного дела в...

План работы государственного архива Восточно-Казахстанской области на 2012 год
В 2012 году работа государственного архива Восточно-Казахстанской области будет направлена на внедрение в практику «Единых правил...
План работы государственного архива Восточно-Казахстанской области на 2011 год
В 2011 году работа государственного архива Восточно-Казахстанской области будет направлена на внедрение в практику «Единых правил...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
referatdb.ru
referatdb.ru
Рефераты ДатаБаза