Инструкция по ведению делопроизводства в областных и приравненных к ним судах электронным способом по программе «Единой автоматизированной информационно-аналитической


НазваниеИнструкция по ведению делопроизводства в областных и приравненных к ним судах электронным способом по программе «Единой автоматизированной информационно-аналитической
страница2/7
Дата публикации11.04.2013
Размер0.76 Mb.
ТипИнструкция
referatdb.ru > Право > Инструкция
1   2   3   4   5   6   7

^ 5. Организационно-аналитический отдел
В компетенцию организационно – аналитического отдела входит

входит:

1) организационная подготовка расширенных, пленарных, межпленарных, оперативных заседаний областного суда и других мероприятий проводимых в суде;

2) организация проведения судебного мониторинга в отношении судей районных и приравненных к ним судов области;

3) рассмотрение совместно с судьями областного суда обращений физических и юридических лиц на действия судей и специалистов судов области, ведение их учета;

4) ведение, учет и сбор материалов по частным постановлениям, определениям, вынесенных Верховным Судом Республики Казахстан и судебными коллегиями областного суда в отношении судей;

5) ведение, учет и сбор материалов по представлениям органов порокуратуры;

6) организация работы Учебного центра по повышению квалификации судей, работников канцелярий районных и приравненных к ним судов области, а также по проведению методических занятий и семинаров с сотрудниками канцелярий судов;

7) осуществление контроля за функционированием и эксплуатацией программы ЕАИАС, сводной базы в районных и приравненных к ним судах области, а также сопровождение и техническое обслуживание программы ЕАИАС;

8) контроль за своевременным исполнением документов, поступающих в отдел в порядке оказания международно-правовой помощи;

9) организация и контроль за ведением судебной статистики в местных судах, а также взаимодействие с Управлением Комитета по правовой статистики и специальным учетам по вопросам ведения судебной статистики;

10) участие в проведении комплексных, целевых проверок по оказанию методической и практической помощи по организации и ведению делопроизводства в районных и приравненных к ним судами области;

11) организация работы Консультативного совета;

12) поиск и внедрение новых подходов,способствующих улучшению качества работы;

13) осуществление иных функций, вытекающих из деятельности областного суда;

14) контроль за исполнением плановых мероприятий и протокольных решений областного суда, Верховного Суда Республики Казахстан, Департамента по обеспечению деятельности судов при Верховном Суде Республики Казахстан;

15) периодическое изучение и обобщение состояния делопроизводства в коллегиях суда по соблюдению требований настоящей Инструкции, составляет аналитическую справку и вносит предложения по улучшению этой работы;

16) направление уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях в суды первой инстанции, прокуратуру, направление материалов на Судебное Жюри и т.д.;

17) организация и размещение документов на WEB-сайте Верховного Суда Республики;

18) в соответствии с Типовым положением организационно-аналитического отдела выполняет иную работу по поручению председателя суда, руководителя канцелярии и его заместителя.
^ 6. Отдел по кадровой работе
В компетенцию отдела по кадровой работе отдела входит:

  1. ведение трудовых книжек государственных служащих и работников канцелярии областного суда;

  2. ведение учета информационной системы учета кадров «Суды и судьи РК», «Кадровый состав»;

  3. оформление и ведение личных дел государственных служащих и работников канцелярии областного суда;

  4. проведение анализов и обобщений по работе отдела;

  5. подготовка распоряжений председателя областного суда и текущих приказов на государственных служащих и работников Канцелярии областного суда;

  6. проведение служебного расследования по дисциплинарному производству в отношении административных государственных служащих;

  7. оформление аттестационных материалов, составление статистических отчетов по итогам аттестации;

  8. рассмотрение заявления работников по выслуге лет и составление протоколов по ним;

  9. взаимодействие с Управлением Комитета по правовой статистике и специальным учетам при Генеральной прокуратуре РК с органами КНБ по проведению специальных проверок;

  10. ведение журналов регистрации больничных листов, учета и выдачи трудовых книжек, других документов;

  11. взаимодействие с Управлением Агентства по делам государственной службы РК (составление статистических отчетов по численности государственных служащих, отчетов по итогам проведенных конкурсов (ведение работы по кадровому резерву);

  12. ведут наряды в соответствии с утвержденной номенклатурой, а также информационно-учетные карточки предусмотренные Инструкцией в автоматизированной системе;

  13. выполняет иную работу по поручению председателя суда, председателей коллегии, руководителя канцелярии и его заместителя, и начальника отдела контроля и документооборота.


^ 7. Отдел материально-технического обеспечения и государственных закупок
В компетенцию отдела материально-технического обеспечения и государственных закупок входит:

  1. обеспечение надлежащей деятельности по вопросам материально-технического обеспечения местных судов и аппарата канцелярии;

  2. обеспечение работы, связанной по государственным закупкам;

  3. формирование проекта бюджетной заявки на соответствующий финансовый год на содержание судов области и аппарата;

  4. ведение контроля за целевым и эффективным использованием бюджетных средств, проведением государственных закупок товаров, работ и услуг;

  5. осуществление контроля за освоением средств республиканского бюджета;

  6. обеспечение судей, канцелярии судов области, нормативными правовыми актами, юридической литературой и справочно-информационными материалами;

  7. обеспечение своевременного составления отчетности и представление в установленные сроки в соответствующие органы и Департамент по обеспечению деятельности судов при Верховном Суде Республики Казахстан (аппарата Верховного Суда Республики Казахстан)

  8. обеспечение капитального и текущего ремонта зданий местных судов, состоящих на балансе областного суда, их содержание, а также определение их места дислокации;

  9. в соответствии с Типовым положением выполняет иную работу по поручению председателя суда, руководителя канцелярии и его заместителя.


^ 8. Коллегии суда

В компетенцию коллегии суда входит:

1) ведение дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, а также предусмотренные Инструкцией дела и информационно-учетные карточки, а также ведут учет в автоматизированной системе, оформляют после рассмотрения судебные дела;

2) ведение судебной статистики и взаимодействие с Управлением Комитета по правовой статистики и специальным учетам по вопросам ведения судебной статистики;

3) направление уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях в суды первой инстанции, прокуратуру и т.д.;

4) выполнение иной работы по поручению председателя суда, председателей коллегии, руководителя канцелярии и его заместителя, начальника отдела контроля и документооборота.

^ 9. Прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции
14. Первоначальная обработка входящей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документов в суд и подготовке документов к передаче по назначению. Корреспонденция, поступающая в суд, принимается от почтовых отделений, граждан и юридических лиц в течение всего рабочего дня работниками отдела под роспись с указанием даты, времени, фамилии и инициалов лица, получившего корреспонденцию, и передается специалисту отдела для регистрации. В случае поздней доставки корреспонденции или ее большого объема она регистрируется и передаётся на рассмотрение по назначению не позднее следующего за днём ее поступления рабочего дня. При этом поздняя доставка корреспонденции указывается при ее регистрации в учетной карточке в реквизите «Примечание» с указанием точного времени и даты поступления документа. Прием корреспонденции от граждан и юридических лиц в рабочие дни и в рабочее время нарочно другими работниками суда, за исключением лиц ответственных за документооборот, не допускается.

15. Вся поступившая в суд корреспонденция принимается и регистрируется отделом контроля и документооборота канцелярии областного суда в учётных карточках входящей корреспонденции (п.2.2.1 Регламента 4). В учетных карточках производится автоматическое присвоение регистрационных номеров входящей корреспонденции. Корреспонденция, поступившая на бумажных носителях, сканируется специалистом канцелярии и вкладывается в электронном формате в учетную карточку входящего документа. Необходимость сканирования всех страниц входящей корреспонденции, имеющей объем более 10 страниц, определяется заместителем и начальником отдела контроля и документооборота. При возможности применения к сканированной копии корреспонденции технологии оптического распознавания образов производится ее преобразование в формат, обрабатываемый с помощью текстовых процессоров. Прохождение корреспонденции должно быть оперативным и в процессе ее обработки необходимо добиваться максимального единообразия оперативно производить регистрацию в электронных учётных карточках. Электронный документ, поступивший в суд, после проверки на соответствие электронной цифровой подписи регистрируется в автоматизированной информационной системе с заполнением соответствующих полей формы электронных данных.

16. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение.

17. Работник отдела, на которого по распределению обязанностей возложено получение корреспонденции, проверяет целостность конвертов, бандеролей. Вскрывает пакеты, конверты, проверяет наличие в них документов и приложений к ним, сверяет соответствие номеров поступивших документов с номером, указанным на конверте. В случае недостачи документов, повреждения пакетов, расхождения номеров на конвертах (пакетах) и документах составляет акт, который подписывается самим составителем, специалистом, осуществляющим регистрацию входящей корреспонденции и начальником отдела. Акт составляется в трех экземплярах: один экземпляр подшивается в наряд, второй передается вместе с документом на регистрацию, а третий направляется отправителю.

18. В случае обнаружения в конвертах и пакетах вложений, вызывающих сомнение в их принадлежности к деятельности суда (сыпучие вещества, неопределенные предметы, предметы не соответствующие содержанию сопроводительного документа и так далее), специалист отдела незамедлительно извещает об этом руководство суда и принимает меры к сохранению конверта или пакета, и ограничению доступа к нему посторонних лиц.

19. Корреспонденция, поступившая на имя работника суда с отметкой «лично», передается по назначению не вскрытой, а в отдельных случаях могут быть вскрыты с разрешения адресата уполномоченным им лицом. Если после вскрытия адресатом конверта с грифом «Лично» в нем окажется документ служебного характера или жалоба, то они незамедлительно должны быть переданы для регистрации в отдел контроля и документооборота.

20. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются в том случае, если адрес отправителя, время отправки или получения документа можно установить только по конверту, а также при поступлении личных документов. Конверты от исковых заявлений, жалоб и протестов о пересмотре судебных актов, частных и других жалоб сохраняются во всех случаях. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;

21. При приеме уголовного дела специалист отдела проверяет в соответствии с сопроводительным письмом по делу наличие: всех томов дела, документов, удостоверяющих личность обвиняемого, вещественных доказательств, целостность их упаковки, точное количество листов в деле и т.п. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. ОКиД отказывает в приеме уголовного, гражданского, административного дела в случае несоответствия или недостачи по количеству поступивших в суд томов дела и иных документов, вещественных доказательств по уголовному делу, а также нарушения целостности их упаковки.

22. Работник отдела производит поэтапную сортировку и регистрацию входящей корреспонденции путем изучения ее содержания, сложности, новизны поставленных вопросов, а также ее отбор по категориям:

1) жалобы и заявления по гражданским, уголовным и административным делам, подаваемые в апелляционном и кассационном порядке, телеграммы и сообщения по жалобам и делам, запросы и т.д.;

2) жалобы и заявления на действия судей;

3) судебные дела;

4) заявления о пересмотре судебных актов;

5) служебная корреспонденция.

23. К служебной корреспонденции относится следующая корреспонденция:

1) переписка по деятельности судов и иным вопросам с Администрацией Президента Республики Казахстан, Правительством Республики Казахстан, Парламентом Республики Казахстан, Верховным Судом (отправленная также и в электронном виде), Генеральной Прокуратурой, Конституционным Советом, центральными местными представительными и другими исполнительными органами;

2) корреспонденция, поступившая из Департамента по обеспечению деятельности судов при Верховном Суде Республики Казахстан (аппарата Верхоного Суда Республики Казахстан) по вопросам их деятельности;

3) документы нормативного характера;

4) документы, кроме жалоб и заявлений на действия судей ;

5) корреспонденция, поступившая из стран Содружества Независимых Государств и Дальнего зарубежья, кроме процессуальных жалоб.

6) корреспонденция, поступившая из областных, районных и приравненных к ним судов.

24. Кроме этого, поступившая корреспонденция дополнительно сортируется работниками ОКиД на регистрируемые (из них - срочные) и нерегистрируемые документы.

25. Не подлежат регистрации, а передаются секретарям с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делам:

  1. судебные повестки, возвращенные суду за не нахождением адресата;

  2. расписки в получении судебных повесток;

  3. расписки о вручении копий приговоров, постановлений и других судебных актов.

  4. прием по факсу и электронной почте ходатайств и протестов, возражений и отзывов на них и предложений к ним , а также их последующая регистрация не допускается.

  5. гарантийные письма;

Не регистрируемая корреспонденция передается работниками ОКиД непосредственно по назначению.

26. Письма и жалобы от физических и юридических лиц, отправленные по электронной почте подлежат регистрации.

Срочная корреспонденция, независимо от времени поступления, передается на рассмотрение председателю суда, соответствующему начальнику отдела или судье, рассматривающему дело, немедленно после ее регистрации.

27. К срочной корреспонденции относятся телеграммы и заявления (ходатайства), имеющие содержание возражений и отзыва на апелляционную жалобу или протест, извещение об отложении слушания дела, апелляционные жалобы и дополнения к апелляционным жалобам, поступившие в день заседания коллегии, а также служебная корреспонденция, в тексте которой изложено требование о выполнении какого-либо неотложного задания к конкретному сроку.

Работники ОКиД при регистрации входящей корреспонденции, на документах, отнесенных к категории срочных, ставят гриф «Срочно». Гриф проставляется специальным штампом, в учетной карточке также указывается форма контроля «Срочно» (п.2.2.4 Регламента 4).

Работники ОКиД, ответственные за делопроизводство в коллегиях, обязаны обеспечить внеочередную регистрацию и дальнейшую, в соответствии с резолюцией, передачу срочных документов председателю коллегии или непосредственно соответствующему исполнителю.

Передача срочных документов между соответствующими работниками отделов должна осуществляться под роспись в учётных карточках с обязательным указанием даты и времени передачи.

28. Снимать гриф «Срочно» с корреспонденции до окончания исполнения имеют право председатель суда или председатели коллегии, если дальнейшее исполнение документа не требует его выполнения в срочном порядке. Снятие указанного грифа осуществляется резолюцией ответственного лица на первом листе документа, с проставлением даты и подписи.

29. Оригиналы всех поступивших в суд нормативных правовых актов, законов, Указов Президента, выписок из протоколов совещаний при Президенте Республики Казахстан, актов Правительства Республики Казахстан, постановлений Конституционного Совета Республики Казахстан, постановлений, распоряжений и иных ведомственных нормативных правовых актов, а также журналы, книги и другие юридические издания, в том числе поступившие из стран Содружества Независимых Государств, подлежат регистрации отдельно от другой корреспонденции. В дальнейшем ОКиД передает их по назначению в соответствии с резолюцией председателя. При отсутствии резолюции председателя указанная корреспонденция передаётся специалисту, ответственному за кодификационную работу суда.

30. После регистрации корреспонденции в учетной карточке и автоматического присвоения входящего номера на входящем документе ставится регистрационный штамп справа на нижнем поле первого листа с указанием даты поступления, входящего номера, присвоенного системой, количества листов основного документа и приложений к ним.

При регистрации корреспонденции на иностранных языках входящий штамп ставится на оригинале и на переведенном тексте.

Входящий штамп также проставляется на обложке гражданских, уголовных дел и дел об административных правонарушениях, поступивших в суд, а также на кассационных жалобах и протестах прокурора в порядке и в случаях, указанных в соответствующих разделах настоящей Инструкции.

Входящий штамп должен содержать полное наименование суда, строки для указания даты поступления корреспонденции, строку, где записывается входящий номер документа, строку, где указывается количество листов основного документа и приложений к ним.

31. При большом объеме поступающей корреспонденции в канцелярии может производиться ее предварительная классификация по виду корреспонденции и последующая регистрация в нескольких журналах с различными индексами, соответствующими утвержденной номенклатуре дел.

Например, можно использовать отдельные журналы для регистрации уголовных дел, гражданских дел, дел об административных правонарушениях, для регистрации, кассационных жалоб и протестов, жалоб на действия судей и т.п.

Для регистрации корреспонденции в различных журналах создаются индексы журналов и соответствующие счетчики для автоматизации присвоения порядковых номеров (п.2.2.1 Регламента 4).

32. Для регистрации входящей корреспонденции работником отдела контроля и документооборота создается новая учетная карточка (п.2.2.1 Регламента 4), в которой заполняются реквизиты соответствующие поступившему документу, присвоенные отправителем. Исходящий номер, дата отправки, кем подписан документ, вид корреспонденции, форма доставки, кому адресован документ в суде, краткое содержание основного документа, наименование организации отправителя, адрес отправителя, количество экземпляров, количество листов в основном документе, количество листов в приложениях, наименования приложений, язык корреспонденции, а затем новые регистрационные реквизиты (индекс журнала, входящий порядковый номер по журналу, дата поступления), согласно регламента применения № 4 (общая канцелярия)

В зависимости от вида корреспонденции сотрудник отдела контроля и документооборота определяет подразделение суда, в которое будет передана корреспонденция.

Для упрощения выбора индекса журнала при регистрации корреспонденции в БД «Структура суда» определяется соответствие между индексами журналов входящей корреспонденции и подразделениями суда.

Входящий порядковый номер создается автоматически при сохранении учетной карточки (п.2.2.1 Регламента 4). Счетчик порядковых номеров указанного журнала увеличивается на единицу после сохранения учетной карточки входящего документа.

33. С 1 января нового года при регистрации любой корреспонденции (входящей, исходящей и т.д.) нумерация учетных карточек начинается с первых номеров для каждого журнала регистрации. Указанное правило не распространяется на регистрацию судебных дел.

34. После регистрации документы передаются на рассмотрение председателю суда. Вся корреспонденция, поступающая в адрес коллегий, после ее регистрации может быть передана отделом суда непосредственно на рассмотрение председателям соответствующих коллегий по программе ЕАИАС СО.

35. Рассмотренная председателем корреспонденция возвращается в ОК иД, где ее работник регистрирует в учетной карточке одну или несколько резолюций председателя, председателя оответствующей коллегии, руководителя канцелярии указывает фамилию и инициалы назначенных исполнителей, дату резолюции, контрольную дату исполнения резолюции, которая направляется исполнителю посредством программы ЕАИАС СО.

36. В случаях, если есть виза председателя о взятии документа на контроль, специалист отдела в учетной карточке входящего документа ставит отметку о форме контроля, дате постановки на контроль и дате, до которой должен быть исполнен документ (п.2.2.4 Регламента 4).

37. В соответствии Законом Республики Казахстан «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц » анонимные обращения проходят лишь первичную регистрацию и не подлежат рассмотрению. Такие обращения могут быть переданы для ознакомления председателю суда. После ознакомления с анонимным обращением председатель суда возвращает их в ОКиД, где они хранятся в соответствующем наряде в течение одного года, после чего уничтожаются.

Входящая корреспонденция передается по назначению в течении всего рабочего дня по мере ее поступления и ее регистрации.
1   2   3   4   5   6   7

Похожие рефераты:

Правила прохождения стажировки судьями районных, областных и приравненных...
Стных и приравненных к ним судов (далее – областных судов) в Верховном Суде Республики Казахстан (далее – судьи (стажеры) в целях...
Инструкция по ведению делопроизводства в университете глава 1
Инструкция по ведению делопроизводства в университете (далее Инструкция) разработана с целью совершенствования, повышения эффективности...
Распоряжением Председателя Верховного Суда Республики Казахстан от...
Инструкция предназначена для областных, районных и приравненных к ним судов, рассматривающих уголовные и гражданские дела
Распоряжением Председателя Верховного Суда Республики Казахстан от...
Инструкция предназначена для областных, районных и приравненных к ним судов, рассматривающих уголовные и гражданские дела
Распоряжением Председателя Верховного Суда Республики Казахстан от...
Инструкция предназначена для областных, районных и приравненных к ним судов, рассматривающих уголовные и гражданские дела
Председателям областных и приравненных к ним судов Республики Казахстан
Верховным Судом подведены итоги эксперимента по отправлению правосудия с соблюдением принципа непрерывности судебного разбирательства...
Инструкция о порядке приема и учета электронных исковых заявлений...
Инструкция предназначена для областных, районных и приравненных к ним судов, рассматривающих уголовные и гражданские дела
«Создание базовой основы внедрения Единой информационно-аналитической...
Данный документ содержит общее описание Единой информационно-аналитической системы по управлению водными ресурсами, сведения о назначении...
Инструкция о ведении внутришкольной документации в общеобразовательных школах
В целях повышения уровня руководства организациями среднего общего образования и унификации требований к ведению внутришкольной документации,...
Инструкция по организации и ведению делопроизводства в Славгородском
Славгородского районного исполнительного комитета и его структурных подразделениях (далее райисполком)

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
referatdb.ru
referatdb.ru
Рефераты ДатаБаза