Инструкция по ведению делопроизводства в областных и приравненных к ним судах электронным способом по программе «Единой автоматизированной информационно-аналитической


НазваниеИнструкция по ведению делопроизводства в областных и приравненных к ним судах электронным способом по программе «Единой автоматизированной информационно-аналитической
страница3/7
Дата публикации11.04.2013
Размер0.76 Mb.
ТипИнструкция
referatdb.ru > Право > Инструкция
1   2   3   4   5   6   7

10. Порядок дальнейшего движения, исполнения и учёта служебной корреспонденции в суде
38. Заполненные по установленной форме учётные карточки входящей корреспонденции работником отдела контроля и документооборота не позднее следующего рабочего дня передается по программе ЕАИАС СО согласно резолюции или поручения председателя соответствующему исполнителю. На бумажном носителе передаются счета-фактуры, договора, процессуальные документы, обращения физических и юридических лиц и другие документы, требующие в удостоверении оригинала, которые передаются исполнителю или судье, в производстве которого находится дело под роспись.

39. Если в резолюции или поручении указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа является исполнитель, указанный в резолюции или поручении первым, или которому председателем поручен свод. При исполнении документа другие исполнители обязаны внести свои предложения (или проект документа и необходимые справочно-информационные материалы) ответственному исполнителю не позднее, чем за 2 дня до истечения, установленного для исполнения поручения срока, если иное не установлено соответствующим поручением. Исполнители после окончания исполнения передают исполненное поручение исполнителю указанным первым в резолюции.

40. Исполнение документа проводится в следующем порядке: сбор и обработка необходимой информации, подготовка проекта и оформление документа, согласование и передача на подписание (утверждение) руководителю, внесение предложений о снятии документа с контроля.

41. Исполнитель указанный первым в резолюции несет ответственность за полноту и достоверность подготовленной информации, использованной при исполнении документа.

42. Исполнитель, которому поручен свод по подготовке проекта ответного документа, после полного решения вопросов, поставленных в резолюции или поручении, возвращает все экземпляры копии вместе с подлинным документом и резолюцией руководства в ОКиД.

43. По окончании исполнения документа исполнитель создает учетную карточку с использованием «Мои проекты документов», заполняет графы и разделы учётной карточки и вкладывает в учётную карточку электронные копии документов, подтверждающих его исполнение, которые визируются и подписываются цифровой подписью. Также в разделе «Архив» учетной карточки входящего документа производит отметку о нахождении подлинного документа в наряде согласно номенклатуры с резолюцией председателя и материалами с перепиской по исполненному документу.

44. Исполненная корреспонденция со всеми приложениями в соответствии с ее содержанием и согласно утвержденной номенклатуре дел помещается на хранение в наряд соответствующего отдела.

45. Учетные карточки документов, распечатанные на бумажном носителе, с росписями исполнителей о его получении хранятся в ОКиД областного суда до завершения исполнения документа.
^ 11. Регистрация и учет обращений, заявлений и жалоб, не подлежащих рассмотрению в порядке установленном УПК, ГПК и КоАП
46. Общий порядок рассмотрения обращений граждан и юридических лиц, поступивших в суд, регулируется Законом Республики Казахстан «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», Уголовно-процессуальным и Гражданским процессуальным кодексами, Кодексом Республики Казахстан «Об административных правонарушениях», другими нормативно-правовыми актами, а также настоящей Инструкцией.

47. Все поступающие в суд обращения, заявления и жалобы, не подлежащие рассмотрению в порядке судопроизводства, регистрируются в учётных карточках в отдельном журнале по индексу соответствующему утвержденной номенклатуре дел (п. 2.2.1 Регламента 4).

Зарегистрированные обращения, заявления и жалобы в тот же день передаются председателю суда, руководителю канцелярии или его заместителю, который определяет исполнителя.

48. При регистрации письменных обращений и жалоб граждан, поданных на личном приеме, в учетной карточке в реквизите «форма доставки» делается отметка «принято на личном приеме», в реквизите «кто осуществлял личный прием» отмечается фамилия и инициалы должностного лица, принявшего обращение (жалобу или заявление) при осуществлении личного приема граждан (п. 2.2.1 Регламента 4).

49. Обращения, заявления и жалобы, о результатах рассмотрения которых, необходимо сообщать заявителю, берутся на контроль, о чем делается отметка в разделе учетной карточки «Контроль в целом», также отмечается форма контроля, дата постановки на контроль и дата, до которой должен быть исполнен документ (п.2.2.7 Регламента 4). При этом на самом документе проставляется штамп «Бақылау», «Контроль», «Бақылауға алынды», «Взято на контроль», или литеры «Б», «К».

50. В соответствии с резолюцией председателя суда специалист отдела документооборота и контроля передает обращения, заявления и жалобы соответствующему исполнителю под роспись в журнале не позднее следующего дня.

51. Обращения считаются разрешенными, когда рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны ответы заявителям. Ответы должны быть юридически обоснованными и содержать четкие разъяснения установленного законом порядка обжалования принятого решения.

Разрешенные обращения, заявления и жалобы снимаются с контроля по исполнению или по указанию председателя суда. В необходимых случаях, на основании обоснованной справки исполнителя, срок исполнения переносится или продлевается с согласия председателя суда. Перенос или продление контрольного срока также отмечается в разделе «Контроль в целом» учётной карточки (п. 2.2.7 Регламента 4).

52. По окончании разрешения обращения, заявления или жалобы, работником канцелярии о результатах и сроках их рассмотрения делается отметка в разделе учетной карточки «Контроль в целом» (п. 2.2.8 Регламента 4).

53. Разрешенные обращения вместе с копией ответа заявителю и другой перепиской по ним подшиваются в соответствующий наряд по номенклатуре дел.
^ 12. Внутренние документы, порядок их оформления и регистрации
54. Наравне с входящими и исходящими документами, регистрации подлежат также все документы, требующие учета, исполнения и использования в информационно-справочных целях, как создаваемые для внутреннего использования (обобщения судебной практики, справки, обзоры и другие документы, составленные во исполнение плановых мероприятий), так и отправляемые в вышестоящие и нижестоящие суды и другие органы.

55. К внутренним документам относятся созданные в суде документы (распоряжения, протоколы, Положения об отделах, должностные инструкции, обобщения, обзоры, справки, приказы и т.п.), которые не подлежат рассылке за пределы суда и имеют ограниченное распространение, а также те, которые направляются за пределы суда для сведения и руководства в работе нижестоящим судам. Все внутренние документы подлежат регистрации в учетных карточках регистрации «Внутренних документов» с присвоением индексов журналов и номеров в соответствии с утвержденной номенклатурой дел (п.2.4.1 Регламента 4).

56. Документ, подлежащей регистрации как внутренний документ, должен быть подготовлен на чистом листе (без использования типографского бланка суда). Внутренний документ должен быть создан с применением функции «Мои проекты документов» и направлен на регистрацию в соответствующий отдел. Документы, требующие наличия печати канцелярии суда регистрируются в бумажном варианте, который передается по назначению. Нижестоящим судам содержание письма должно быть направлено на типографском бланке суда с соблюдением правил регистрации исходящих документов.

57. Внутренние документы (обобщения судебной практики, аналитические справки), подготовленные в соответствии с плановыми и внеплановыми мероприятиями, считаются исполненными в день их подписания лицом, проводящим обобщение или анализ.

Приказ правовой акт, издаваемый Канцелярией областного суда по кадровым и другим вопросам внутренней работы.

Протокола пленарного, межпленарного заседания судей областного суда составляются в соответствии с Типовыми правилами, регламентами данных органов.

58. После регистрации учетной карточки специалист отдела контроля и документооборота обязан передать электронный вариант документов по исполнению плановых мероприятий, протокольных решений Верховного Суда РК, областного суда в организационно- аналитический отдел, который ведет контроль за их исполнением.

59. Электронная копия документа должна быть помещена в учетную карточку (п.2.4.3 Регламента 4).

60. Передача внутренних документов между исполнителями внутри суда осуществляется под роспись в журнале.

61. Внутренние документы, в которых содержится задание и сроки для его исполнения коллегиями и структурными подразделениями, после их регистрации подлежат передаче по назначению и принятию к исполнению по правилам работы со служебной корреспонденцией.

Исполненные внутренние документы хранятся в нарядах в соответствии с вопросами согласно утвержденной номенклатуре дел.

Электронные копии документов, созданных при исполнении внутреннего документа, также вкладываются в учетную карточку внутреннего документа (п.2.4.3 Регламента 4).
^ 13. Печатание и размножение служебных и иных документов
62. Передача документов руководства и судебных документов, подготовленных судьями коллегий, а также размножение документов обеспечивают сотрудники ОДиК суда, на которых возложены такие функциональные обязанности путем направления их по локальной сети или по соответствующей программе, обеспечивающей передачу документов в электронном виде.

63. При передаче документа для печатания в левом верхнем углу первой страницы документа исполнитель указывает количество экземпляров, которые необходимо напечатать, в конце текста свою фамилию и дату составления документа.

64. При указании адресата в исходящих письмах соблюдаются следующие правила:

1) при адресовании документа организации, структурным подразделениям их наименования указываются в именительном падеже, должность лица, которому адресован документ - дательном падеже. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименовании должности адресата;

2) при направлении документа физическому лицу почтовый адрес указывается полностью (индекс, республика, область, город, улица, номер дома и т.д.);

3) документ не должен содержать более четырех адресов, при направлении документа более чем в четыре адреса, на каждом документе указывается только один адрес.

4) Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется список (реестр) рассылки документа, и на каждом экземпляре документа указывается один адресат.

65. При подготовке документов следует соблюдать единообразие в написании наименований государственных органов, организаций, руководствуясь действующими правилами, справочниками, словарями и др.

Содержание документов должно быть полным, не имеющим помарок, составленным четко и грамотно.

66. Ответы на обращения граждан и другие документы даются на государственном языке или языке обращения.

67. При печатании текста документа после знаков препинания оставляется пробел. Пробел не оставляется после точек, отделяющих элементы даты документа, оформленной цифровым способом.

68. Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал, за исключением реквизитов «адресат», «гриф утверждения» и «гриф согласования».

В данных реквизитах слова УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА и т.п.), СОГЛАСОВАНО (СОГЛАСОВАН и т.п.) отделяются от других составных элементов двумя межстрочными интервалами.

69. При оформлении документа на бумаге формата А4, без использования официального бланка, с нулевой отметки от левой границы текстового поля печатаются:

1) официальное наименование вышестоящего органа;

2). официальное наименование организации;

3) место составления или издания документа;

4) отметка о наличии приложения;

5) подпись;

6) гриф согласования;

7) визы согласования;

8) отметка об исполнителе;

9) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

10) идентификатор электронной копии документа.

Подобным образом располагаются в тексте слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ и так далее.

Наименование вида документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту выравниваются по центру.

70. Начало первой строки текста документа печатается с абзаца. Абзац начинается после пяти печатных знаков от левой границы текстового поля.

На правой стороне текстового поля печатаются:

  1. дата документа;

  2. гриф ограничения доступа к документу;

  3. адресат;

  4. гриф утверждения.

Начало и завершение печатания остальных реквизитов, а также реквизитов документа, оформленного на бланке, определяются установленными зонами их расположения на бланке документа.

71. При оформлении документа, разработанного двумя и более организациями (совместный приказ, совместное решение, совместное письмо), бланк не используется. При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более равными организациями, официальные наименования организаций располагаются на одном уровне в алфавитном порядке наименований организаций. При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более организациями, официальные наименования располагаются в соответствии с убыванием иерархии организаций. Документ, разработанный несколькими организациями, в обязательном порядке подлежит заверению печатями организаций. Исходящий номер документа за подписью двух должностных лиц из разных учреждений проставляется под датой подписанного документа.

72. Документ на государственном языке и создаваемый одновременно аутентичный документ на другом языке печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами:

  1. датой;

  2. регистрационным номером;

  3. грифом ограничения доступа;

  4. грифом утверждения;

  5. отметкой о наличии приложения;

  6. подписью одного и того же должностного лица;

  1. грифом согласования;

  2. визами согласования;

  3. отметкой об исполнителе;

9) печатью.

73. При оформлении документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Листы приложений к распорядительному документу и сопроводительному письму нумеруются отдельно.

Номера проставляются арабскими цифрами в середине верхнего поля листа без знаков препинания.

74. Отметка о наличии приложения печатается двумя интервалами ниже текста. Инициалы и фамилия лица, подписывающего документ, печатаются в конце текста трем интервалами ниже отметки о наличии приложения к тексту. На последней странице отпечатанного материала в левом нижнем углу печатается фамилия и телефон исполнителя.

75. Составление телеграмм производится с соблюдением следующих правил:

  1. текст телеграммы должен излагаться кратко, без союзов, предлогов и знаков препинания, если при этом не искажается ее содержание;

  2. телеграмма печатается в двух экземплярах, перед телеграфным адресом указывается категория телеграммы;

3) под текстом телеграммы указывается сокращенно должность, а также фамилия подписавшего телеграмму, а под чертой фамилия и должность этого лица, адрес суда без сокращений и дата отправки телеграммы.
^ Размножение документов
76. Специалист ОКиД , на которого возложены такие функциональные обязанности, осуществляет размножение документов на основании заказа и передает размноженные документы исполнителю или соответствующему работнику структурного подразделения по соответствующей программе или локальной сети.

77. Передаваемые на размножение документы не должны содержать:

  1. сведений, составляющих государственную тайну или не подлежащих опубликованию в открытой печати;

  2. ссылок на документы, имеющие гриф «секретно» или «для служебного пользования».

78. Контроль над размножением документов в суде возлагается на начальника отдела контроля и документооборота.

79. Снятие копий с Указов Президента Республики Казахстан, постановлений и распоряжений Правительства Республики Казахстан производится согласно указанию председателя суда, а с изменений и дополнений в кодексы Республики Казахстан без резолюции.

80. Подлежащие размножению служебные документы должны быть тщательно подготовлены, проверены по содержанию и оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Все документы формата А5 или А4 должны иметь заголовок от вида их наименования до содержания и назначения.

81. Отпечатанный текст, сдаваемого на размножение документа, должен быть отпечатан через полтора межстрочных интервала.

82. Тексты документов, подготовленные к изданию типографическим способом, должны быть отпечатаны только через два межстрочных интервала.
1   2   3   4   5   6   7

Похожие рефераты:

Правила прохождения стажировки судьями районных, областных и приравненных...
Стных и приравненных к ним судов (далее – областных судов) в Верховном Суде Республики Казахстан (далее – судьи (стажеры) в целях...
Инструкция по ведению делопроизводства в университете глава 1
Инструкция по ведению делопроизводства в университете (далее Инструкция) разработана с целью совершенствования, повышения эффективности...
Распоряжением Председателя Верховного Суда Республики Казахстан от...
Инструкция предназначена для областных, районных и приравненных к ним судов, рассматривающих уголовные и гражданские дела
Распоряжением Председателя Верховного Суда Республики Казахстан от...
Инструкция предназначена для областных, районных и приравненных к ним судов, рассматривающих уголовные и гражданские дела
Распоряжением Председателя Верховного Суда Республики Казахстан от...
Инструкция предназначена для областных, районных и приравненных к ним судов, рассматривающих уголовные и гражданские дела
Председателям областных и приравненных к ним судов Республики Казахстан
Верховным Судом подведены итоги эксперимента по отправлению правосудия с соблюдением принципа непрерывности судебного разбирательства...
Инструкция о порядке приема и учета электронных исковых заявлений...
Инструкция предназначена для областных, районных и приравненных к ним судов, рассматривающих уголовные и гражданские дела
«Создание базовой основы внедрения Единой информационно-аналитической...
Данный документ содержит общее описание Единой информационно-аналитической системы по управлению водными ресурсами, сведения о назначении...
Инструкция о ведении внутришкольной документации в общеобразовательных школах
В целях повышения уровня руководства организациями среднего общего образования и унификации требований к ведению внутришкольной документации,...
Инструкция по организации и ведению делопроизводства в Славгородском
Славгородского районного исполнительного комитета и его структурных подразделениях (далее райисполком)

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
referatdb.ru
referatdb.ru
Рефераты ДатаБаза