Инструкция по ведению делопроизводства в областных и приравненных к ним судах электронным способом по программе «Единой автоматизированной информационно-аналитической


НазваниеИнструкция по ведению делопроизводства в областных и приравненных к ним судах электронным способом по программе «Единой автоматизированной информационно-аналитической
страница4/7
Дата публикации11.04.2013
Размер0.76 Mb.
ТипИнструкция
referatdb.ru > Право > Инструкция
1   2   3   4   5   6   7

14. Оформление исходящей корреспонденции и судебных документов
83. При направлении документа, они должны быть завизированы и подписаны при помощи цифровой подписи.

Служебные документы должны оформляться без сокращений должности лица, подписывающего документ. Дату подписания документа проставляет лицо, его подписывающее. На документе название месяца пишется буквами, число и год арабскими цифрами.

84. В случае если при подписании документа на первом экземпляре сделаны поправки, исполнитель сразу же вносит их во все экземпляры и документ подписывается заново. В подписанные служебные документы, вносить какие либо исправления, изменения и дополнения запрещается. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица, с указанием его фактически занимаемой должности и фамилии. При этом не допускается проставление предлога «За», надписи от руки «Зам.» или косой черты перед наименованием должности. Документ должен подписываться светостойкими чернилами. Не допускается подписание документа фломастером и другими средствами, заправленными улетучивающимися веществами.

85. Исходящей датой служебного документа является дата, которую проставляет на самом документе должностное лицо, подписывающее документ или телеграмму, или исходящая дата регистрации документа в канцелярии суда. Подготовленный к отправке служебный документ после его подписания передается для регистрации.

86. До регистрации и присвоения исходящего номера специалист отдела обязан проверить:

- правильность оформления и адресацию служебного документа;

- наличие с левой стороны над текстом письма ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ;

- наличие отметки о приложенных документах, если таковые имеются;

- наличие указанных в документе приложений в точном соответствии с указанием в основном документе;

- наличие в нижней части лицевой стороны последнего листа фамилии и инициалов исполнителя, контактного номера телефона и адреса электронной почты;

- правильность оформления поступивших на отправку дел и ответов на жалобы: наличие подписи, даты, исходящего номера, указание в основном документе на приложение в количестве томов, на скольких листах, необходимых подписей судей и печати на судебных актах и т.д.

Не подлежат регистрации бухгалтерские, налоговые и статистические отчеты, гарантийные письма.

87. Неправильно оформленные документы и дела возвращаются специалистом отдела исполнителям на любой стадии их оформления и отправки для устранения недостатков.

88. Исходящий номер на документах, подлежащих отправке, проставляются с соблюдением следующих правил:

1) на сопроводительных письмах, запросах по судебным делам, находящимся в производстве данного суда, исходящий номер должен совпадать с номером данного дела;

2) переписка по судебным делам, рассмотренным в апелляционном и кассационном порядке, и жалобам, связанным с судопроизводством, осуществляется по исходящему номеру, который должен соответствовать номеру дела или кассационного производства, присвоенному согласно регистрации дела и/или жалобы в коллегии;

3) при ведении переписки по обращениям граждан, не связанным судопроизводством, запросам нижестоящих судов, при направлении различных указаний, сообщений, поручений и т.д. исходящий номер присваивается специалистом отдела в соответствии с номером того наряда, в котором эта переписка должна храниться.

В случае необходимости секретарь судебного заседания или секретарь коллегии, для учета количества исходящих документов по одному и тому же делу, может присвоить документам исходящий номер следующим образом: вначале указывается номер уголовного дела, а затем через дробь порядковый номер: №1-7/1, №1-7/2 и т.д.

Например: уголовному делу по обвинению Петрова А.Н. в апелляционной коллегии присвоен номер 1а-7-06, следовательно, и исходящий номер сопроводительного письма будет 1а-7-06 с проставлением даты отправки документа. Если направляется постановление суда, вынесенное по результатам предварительного рассмотрения кассационной жалобы, то исходящий номер будет соответствовать номеру, присвоенному кассационной жалобе, т.е. 1к-77-06 с проставлением даты отправки.

Пример: 1-9/15-05, где 1-9 номер наряда, где в дальнейшем будет храниться второй экземпляр письма, через дробь указывается порядковый №15 по журналу регистрации исходящей корреспонденции и две последние цифры, указанные через тире -05 означают год отправки документа.

Примечание: по подпунктам 1) и 2) исходящий номер проставляется секретарем судебного заседания или секретарем коллегии без присвоения

порядкового номера по журналу исходящей корреспонденции. Таким образом, исходящий номер запроса по уголовному делу №1-7, рассмотренному судом по первой инстанции имеет тот же номер №1-7 с проставлением даты отправки документа.

Каждый исходящий документ (ответ на обращение, письма по судебным делам и т.д.), как правило, должен иметь второй экземпляр, который визируют сам исполнитель и другие лица (судья, председатель коллегии, соисполнители). После отправки документа второй экземпляр подшивается в соответствующий наряд или дело.

89. Все подписанные документы отправляются только через отдел контроля и документооборота суда в порядке установленном настоящей Инструкцией.
^ 15. Порядок отправления исходящей корреспонденции и судебных документов
Общие требования, предъявляемые к отправляемой корреспонденции.

90. Исходящая корреспонденция принимается работниками отдела документооборота и контроля для отправки ежедневно с 9 до 12.30 часов.

О принятии корреспонденции на отправку работник отдела должен делать отметку на последнем экземпляре исходящей корреспонденции (сопроводительных писем, в копиях ответов на жалобы, заявления и т.д.) путем проставления даты, времени принятия документа на отправку и росписи в получении документа.

91. Отправка документов и судебных дел производится специалистом отдела в день их поступления. В случае большого объема отправляемой корреспонденции исходящая корреспонденция может быть отправлена адресатам не позднее следующего рабочего дня. Телеграммы и срочная корреспонденция принимаются и отправляются в тот же день. Документы отправляются по электронной почте, так же и на бумажных носителях.

92. Документы и судебные дела передаются для отправки по назначению оформленные с пометкой категории почтового отправления.

93. Специалист отдела перед отправкой документа обязан проверить:

- правильность адреса получателя;

- наличие ссылки на входящий номер поступившего документа или дела, если исходящий документ является ответом на запрос;

  • наличие указанных в документах приложений (количество томов, страниц и приложенных документов);

- наличие и соответствие подписей должностного лица, подписавшего документ;

- наличие фамилии, инициалов исполнителя и номера служебного телефона и адреса электронной почты;

94. Затем специалист отдела, осуществляющий отправку документа, должен:

- на письмах с несколькими адресами сделать отметку напротив адреса того корреспондента, которому посылается данный экземпляр письма;

- произвести регистрацию исходящей корреспонденции (п.2.3.1 Регламента 4) заполнив обязательные реквизиты учетной карточки исходящего документа, присвоив порядковый исходящий номер по одному из журналов регистрации исходящей корреспонденции, сотрудник канцелярии выполняет действия по автоматическому присвоению очередного номера. Присвоенный системой номер указывается на исходящем регистрационном штампе или в соответствующем поле титульного бланка;

- при отправке ответов на входящие документы либо при переписке по уголовным, гражданским делам в учетной карточке исходящей корреспонденции сделать ссылку на учетную карточку регистрации входящего корреспонденции или дела. Ссылка создается в разделе «Контроль в целом» учетной карточки исходящей корреспонденции (п. 2.3.2 Регламента 4);

- поставить дату и исходящий номер на документе, составить опись о направлении документа.

95. При регистрации исходящей корреспонденции автоматически формируются реестры (п.2.3.1 Регламента 4). Ежедневно при отправке корреспонденции, отправляемой посылками, заказной бандеролью реестры распечатываются в 2-х экземплярах на бумажном носителе. Один экземпляр сдается на почту вместе с корреспонденцией, а второй - с соответствующей отметкой почтового отделения или с квитанцией подшивается в наряд, предусмотренный утвержденной номенклатурой дел. В таком же порядке распечатывается автоматически сформированная опись отправленной простой корреспонденции (в 1 экз.), которая помещается на хранение в соответствующий наряд по утвержденной номенклатуре дел (п. 2.3.1 Регламента 4).

96. За пределы населенного пункта, где расположен суд, судебные дела направляются заказными бандеролями, а материалы исковых заявлений и исполнительные документы - заказными письмами. Исковые заявления при наличии приложений к ним в большом объеме отправляются по назначению также заказными бандеролями. Дела о государственных преступлениях, дела в которых имеются документы, содержащие государственную тайну или дела, по которым осужденным определена смертная казнь (пожизненное лишение свободы), пересылаются фельдъегерской или иной специальной связью.

97. Судебные дела и документы, направляемые адресатам через курьера, записываются в разносную книгу для местной корреспонденции. Корреспонденция передается адресатам под роспись в этой книге, при этом фамилия лица, получившего корреспонденцию, записывается полностью и разборчиво, а также проставляется дата их получения.

98. В необходимых случаях исходящая корреспонденция может быть отправлена по республике, в дальнее и ближнее зарубежье через электронную почту с разрешения председателя суда или руководителя канцелярией с выполнением всех правил регистрации исходящей корреспонденции. О направлении документа через электронную почту делается соответствующая отметка в учетной карточке (п. 2.3.1 Регламента 4).

99. В целях оперативного решения служебных вопросов с нижестоящими судами, организациями и учреждениями, а также тексты контрольных заданий, помимо отправления по программе ЕАИАС СО, могут быть переданы в виде телефонограмм, факсимильной связью или электроной почтой.

При передаче телефонограмм тексты заданий передаются с отражением в конце текста после подписи лица, подписавшего документ, данных о лицах передавших и принявших телефонограмму или факсимильное сообщение, с указанием времени и даты передачи.
^ 16. Контроль исполнения документов
100. Контролю подлежат все документы, имеющие конкретные поручения и сроки исполнения.

101. Обязательному контролю подлежат документы с поручениями, полученные из Администрации Президента Республики Казахстан, Парламента Республики Казахстан, Канцелярии Премьер - Министра Республики Казахстан, Верховного Суда, обращения физических и юридических лиц.

В необходимых случаях служебные документы с указаниями сроков исполнения, пометками «доложить», «внести предложения» и т.д. также могут быть взяты на контроль по поручению председателя суда, председателей коллегий и руководителя канцелярией.

102. Контроль исполнения документов по существу вопроса возлагается в коллегиях на председателей коллегий или на других должностных лиц.

103. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается словами или штампами «Бақылау», «Контроль», «Бақылауға алынды», «Взято на контроль», литерами «Б», «К» и проставляется в верхней половине левого поля первого листа документа.

104. Одновременно в разделе «Контроль в целом» соответствующей учетной карточки устанавливается значение "Контроль" дата постановки на контроль и контрольная дата исполнения (п. 2.2.7 Регламента 4). Исходя из контрольной даты исполнения, ЕАИАС СО автоматически вычисляет количество дней, оставшихся до даты исполнения, и формирует соответствующий реестр, который можно получить при задании определенных параметров (п. 2.2.7 Регламента 4).

105. Исполнение документов осуществляется в соответствии со сроками, установленным законодательством Республики Казахстан. Сроки исполнения документов, не предусмотренные законодательством Республики Казахстан, устанавливаются настоящей Инструкцией и действующим процессуальным законодательством Республики Казахстан.

106. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях со дня подписания (утверждения) документа, а для входящей корреспонденции со дня её регистрации. При отсутствии конкретного срока поручения Главы государства исполняются в двухнедельный срок, а остальные поручения - в месячный срок со дня регистрации документа в качестве входящей корреспонденции в суде. Срок разрешения корреспонденции, не требующей производства проверок, составляет 15 дней со дня регистрации входящей корреспонденции в суде.

107. По жалобам и заявлениям, требующим проверки, срок разрешения определяется в соответствии с резолюцией или поручением председателя суда, однако не может превышать 1 месяца, со дня их регистрации.

108. Сроки исполнения документов могут быть продлены должностными лицами, установившими их. Продление срока должно быть мотивировано обоснованными аргументами.

109. Документы с поручениями председателя суда, председателей коллегий и руководителя исполняются в сроки, указанные в резолюции или поручении. Документ с любым сроком исполнения должен доводиться до сведения всех исполнителей одновременно.

110. Проверка хода исполнения документов и поручений и напоминание об этом осуществляется за 5 дней до истечения срока. Для оперативной проверки хода исполнения используются соответствующие реестры, формируемые в БД «Судебное делопроизводство» (п. 2.2.7 Регламента 4).

111. В случае необходимости дополнительного времени для исполнения документов (жалоб, заявлений) и поручений исполнитель, не менее чем за 3 дня до истечения срока исполнения, письменно обращается к должностному лицу, установившему срок исполнения, со служебной запиской о продлении срока исполнения или рассмотрения документа.

112. Если срок исполнения по документу продлен, то исполнитель в тот же день сообщает о продлении срока руководителю канцелярии. Соответствующий работник канцелярии вносит сведения о продлении срока исполнения в разделе «Контроль в целом» учетной карточки (п. 2.2.7 Регламента 4). Если продлен срок рассмотрения обращений физических и юридических лиц, то об этом извещается заявитель.

113. Исполнение документа проводится в следующем порядке: сбор и обработка необходимой информации, подготовка проекта и оформление документа, согласование и передача на подписание (утверждение) председателю суда.

114. Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем вопросы и заявителю дан ответ.

115. Если решение вопросов переносится на длительный срок, то обращение ставится на дополнительный контроль вплоть до окончательного его исполнения. О постановке на дополнительный контроль срока исполнения также производится соответствующая отметка в разделе «Контроль в целом» учетной карточки (п. 2.2.7 Регламента 4).

116. Рассмотрение документа не может считаться законченным, если в ответе сообщается, лишь о намечаемых мерах по решению поставленных автором вопросов. В таких случаях автору должно быть направлено дополнительное письмо об окончательном решении вопроса. О даче промежуточного ответа делается отметка в учетной карточке (п.2.2.7 Регламента 4).

117. На исполненном документе должна быть отметка с указанием даты исполнения, под каким номером он исполнен и дата списания документа «в наряд».

118. На документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, исполнитель на обороте последнего листа делает отметку, когда и как решен вопрос и расписывается.

119. Исполненный документ снимается с контроля при наличии ответа заявителю или краткой справки, о чем в учётной карточке входящего документа делается отметка о снятии с контроля и его списании в наряд (п. 2.2.8 Регламента 4).

120. Исполнитель осуществляет подготовку документа к отправке, определяет количество экземпляров документа, приложений к нему, готовит список на рассылку. Затем исполнитель передает все документы соответствующему работнику отдела, который, зарегистрировав документ в учетной карточке «Исходящего документа» (п.2.3.1 Регламента 4), сдает документы на отправку и помещает копию документа в соответствующий наряд по утвержденной номенклатуре дел, а электронный вариант ответа вставляет в учетную карточку исходящего документа (п.2.3.4 Регламента 4).

121. Контроль исполнения резолюций и поручений председателя суда, за результатами рассмотрения жалоб на действия судей и сроками их исполнения осуществляет организационно - аналитический отдел, а за поручениями председателей коллегий, Руководителя канцелярии специально назначенные работники отдела. Для оперативного контроля хода исполнения резолюций и поручений используются соответствующие реестры, формируемые в БД «Судебное делопроизводство» (п. 2.2.7 Регламента 4).

122. Контроль соблюдения процессуальных сроков рассмотрения жалоб, заявлений и дел в коллегиях в соответствии с процессуальным законодательством осуществляется председателями коллегий, в кассационной коллегии - соответственно председателем суда.

123. Контроль своевременного составления учетно-аналитических и статистических данных, обобщений и сроков их исполнения осуществляется председателями коллегии (в коллегиях) и организационно - аналитическим отделом (в целом по суду).

124. Контроль своевременной регистрации и правильного оформления входящей и исходящей корреспонденции и судебных дел по суду осуществляет начальник отдела кнтроля и документооборота.

125. Организация контроля исполнения заключается в постановке документов на контроль, регистрации факта постановки на контроль в учетных карточках, размещении карточек в соответствующие разделы картотеки и ведение картотеки (когда по указанию председателя суда дополнительно ведется контроль на бумажных носителях), напоминании о сроках исполнения, информирование руководителей о ходе и результатах исполнения, снятие документа с контроля (п. 2.2.7 и 2.2.8 Регламента 4).

126. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, перевода на другую должность или увольнения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому специалисту по согласованию с руководителем канцелярии или начальником отдела документооборота и контроля все документы, находящиеся у него на исполнении.

127. О передаче документов, поставленных на контроль, в обязательном порядке необходимо сообщить начальнику для внесения отметки об изменении исполнителя по документу.

128. Отдел контроля и документооборота обобщает аналитические материалы о состоянии работы по исполнению документов и поручений в соответствующих коллегиях и других подразделениях, о чем периодически докладывает председателю суда и руководителю канцелярии. Для оперативного составления аналитических материалов используются соответствующие реестры, формируемые в БД «Судебное делопроизводство» 2.2.7 Регламента 4).
1   2   3   4   5   6   7

Похожие рефераты:

Правила прохождения стажировки судьями районных, областных и приравненных...
Стных и приравненных к ним судов (далее – областных судов) в Верховном Суде Республики Казахстан (далее – судьи (стажеры) в целях...
Инструкция по ведению делопроизводства в университете глава 1
Инструкция по ведению делопроизводства в университете (далее Инструкция) разработана с целью совершенствования, повышения эффективности...
Распоряжением Председателя Верховного Суда Республики Казахстан от...
Инструкция предназначена для областных, районных и приравненных к ним судов, рассматривающих уголовные и гражданские дела
Распоряжением Председателя Верховного Суда Республики Казахстан от...
Инструкция предназначена для областных, районных и приравненных к ним судов, рассматривающих уголовные и гражданские дела
Распоряжением Председателя Верховного Суда Республики Казахстан от...
Инструкция предназначена для областных, районных и приравненных к ним судов, рассматривающих уголовные и гражданские дела
Председателям областных и приравненных к ним судов Республики Казахстан
Верховным Судом подведены итоги эксперимента по отправлению правосудия с соблюдением принципа непрерывности судебного разбирательства...
Инструкция о порядке приема и учета электронных исковых заявлений...
Инструкция предназначена для областных, районных и приравненных к ним судов, рассматривающих уголовные и гражданские дела
«Создание базовой основы внедрения Единой информационно-аналитической...
Данный документ содержит общее описание Единой информационно-аналитической системы по управлению водными ресурсами, сведения о назначении...
Инструкция о ведении внутришкольной документации в общеобразовательных школах
В целях повышения уровня руководства организациями среднего общего образования и унификации требований к ведению внутришкольной документации,...
Инструкция по организации и ведению делопроизводства в Славгородском
Славгородского районного исполнительного комитета и его структурных подразделениях (далее райисполком)

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
referatdb.ru
referatdb.ru
Рефераты ДатаБаза