Отчет о выполнении основных показателей работы государственного архива Восточно-Казахстанской области


Скачать 251.47 Kb.
НазваниеОтчет о выполнении основных показателей работы государственного архива Восточно-Казахстанской области
страница1/3
Дата публикации07.07.2013
Размер251.47 Kb.
ТипОтчет
referatdb.ru > Право > Отчет
  1   2   3


Управление архивов и

документации Восточно-Казахстанской области


г.Усть-Каменогорск,

ул.Пермитина, 23



Отчет

о выполнении основных показателей работы

государственного архива Восточно-Казахстанской области

за 9 месяцев 2011г.



Введение
В отчетном периоде 2011 года госархив области принял участие в обсуждении очередного Послания Президента Республики Казахстан Н.А.Назарбаева народу Казахстана «Построим будущее вместе», в референдуме о продлении полномочий Президента до 2020 года, в подготовке и участвовал во внеочередных выборах Президента Республики Казахстан.

Госархив области принял также участие в выездной республиканской коллегии Комитета информации и архивов Министерства связи и информации Республики Казахстан в г.Усть-Каменогорске, в Днях Восточного Казахстана в г.Астане с выставкой «Наш край: хроника истории Восточно-Казахстанской области», посвященной 20-летию Независимости Республики Казахстан; в научно-практической конференции в Национальном архиве Республике Казахстан г.Астана), посвященной 20-летию Независимости Республики Казахстан и 5-летию создания Национального архива РК с выступлением «Информационные технологии в государственном архиве Восточно-Казахстанской области».

В управление архивов и документации области представлены информации о необходимом оборудовании для внедрения системы электронных архивов государственных органов, об архивных фондах, подлежащих оцифровке в 2011-2012 годах, заявка о регистрации Интернет ресурса в государственном регистре электронных ресурсов и информационных систем в Министерстве связи и информации Республики Казахстан, предложения и замечания к проекту типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях.

В госархиве области проведена презентация автоматизированной системы управления «Электронный архив Восточно-Казахстанской области».

Еженедельно в управление архивов и документации области представляются сведения о количестве поступивших и исполненных запросах социально-правового характера, о сроках их исполнения. Ежедневно проводится регистрация запросов и снятие их с контроля в автоматизированной системе «Единый учет обращений» (ЕУОЛ). Начата работа в программе «Е-акимат» по проекту «Интегрированная информационная система для Центров обслуживания населения».

В отчетном периоде в рамках проекта «Интегрированная система для Центров обслуживания населения» госархив области принял участие в селекторных совещаниях в режиме онлайн, организованном Министерством связи и информации РК по вопросам информационных систем государственных органов, задействованных в оказании государственных услуг через Центры обслуживания населения.

Успешно функционирует и регулярно пополняется информацией, новостными сообщениями информационный сайт «Государственный архив Восточно-Казахстанской области» (http://e-arhiv.vko.gov.kz), открыт новый раздел «Фотогалерея», в котором представлены фотографии с краткими аннотациями города Усть-Каменогорска, Героев Советского Союза восточноказахстанцев, Героев Социалистического Труда восточноказахстанцев, Почетных граждан г.Усть-Каменогорска и др. На веб-портале госзакупок размещен годовой план по госзакупкам госархива области на 2011 год. Осуществляется контроль за его выполнением.

За 9 месяцев 2011 года совместно с управлением архивов и документации области продолжена работа по развитию программно-аппаратного комплекса «Электронный архив Восточно-Казахстанской области» (3 этап) (20 млн. 500 тыс.тенге).

Проведен текущий ремонт с сейсмоусилением здания архива по ул.Потанина, 12а (22 млн. 338 тыс.тенге), ведется ремонт фасада здания по ул.Крылова, 39 (1 млн. 597 тыс.тенге).

В целях реализации плана работы в отчетном периоде госархивом области в области обеспечения сохранности документов проводились работы по подшивке, картонированию, реставрации документов, восстановлению затухающих текстов, проверке наличия и физического состояния документов на бумажных и пленочных носителях, выявлению особо ценных документов (ОЦД) и созданию на них фонда пользования, продолжалась работа по сканированию документов для «Электронного архива».

Госархивом области проводилась работа по госучету документов: составление новых, продолжение уже имеющихся листов, карточек фондов, сведений об изменениях в составе и объеме фондов. По состоянию на 1 января 2011г. составлен паспорт архивного фонда.

В отчетном периоде осуществлялся прием документов на госхранение, научно-техническая обработка документов, оказывалась методическая, практическая помощь организациям, учреждениям в разработке номенклатур дел, положений об ЭК, инструкций по делопроизводству, гербовых бланков. Проводилась работа с организациями, учреждениями по согласованию номенклатур дел, положений об ЭК, о ведомственных архивах, по заключению договоров о взаимоотношениях и сотрудничестве в области делопроизводства и архивного дела с организациями, учреждениями негосударственной формы собственности. Проводились семинары, лекции по делопроизводству в организациях.

Составлен «Справочник о местонахождении документов по личному составу, хранящихся в госархиве Восточно-Казахстанской области и организациях – источниках пополнения (комплектования) Национального архивного фонда Республики Казахстан». В отчетном периоде составлены списки организаций, учреждений, предприятий – источников комплектования госархива области и потенциальных источников комплектования, информации об устранении недостатков, выявленных в ходе проверок состояния делопроизводства и хранения документов в организациях системы Министерства культуры Республики Казахстан. В организациях системы Министерства здравоохранения Республики Казахстан с целью выявления группы риска проведены проверки состояния документирования и ведомственного хранения архивных документов.

Комитетом информации и архивов РК проведена проверка основной деятельности госархива области, а также проверка финансовой деятельности госархива области проведена инспекцией финансового контроля МФ РК по Восточно-Казахстанской области..

В области создания информационно-поисковых систем госархив области занимался описанием управленческой документации, документов личного происхождения, фото- и видеодокументов, переработкой описей дел, каталогизацией документов.

В отчетном периоде подготовлены и опубликованы статьи: в журнале «Записки Казахского географического общества», «Хахлову А.С. – 165 лет», «История энергетики ВКО лицах – М.Ф.Кейлин, И.В.Бердус»; в сборнике «Чистяковские чтения» - «Документы о Г.Д.Чистякове в фондах ГАВКО» и «Переписка Ф.М.Карбушева с М.И.Чистяковым», к Дню Победы в газете «7дней» опубликованы статьи «Солдат и журналист», «Всегда в строю…».

Кроме того, к 20-летию Независимости Республики Казахстан подготовлена выставка «Наш край: хроника истории Восточно-Казахстанской области», проведена ее мультимедийная презентация и дано интервью для телеканала «Қазақстан – Оскемен» (на двух языках) по документам выставки и информационным технологиям в архивных учреждениях ВКО. Журналистами газеты «Рудный Алтай» опубликована статья о презентации выставки. Презентация выставки была проведена и в ходе проведения выездной республиканской коллегии Комитета информации и архивов Министерства связи и информации Республики Казахстан.

Подготовлена и издана брошюра «Архивная служба Восточного Казахстана» к республиканскому совещанию архивистов (об архивной службе в Восточном Казахстане, о внедрении новых информационных технологий в госархивах области, о создании «электронных архивов ВКО»); к Победе в Великой Отечественной войне (1941-1945г.г.) изданы 10 экз. альбома «Их помнит мир спасенный…»

Совместно с областной библиотекой им.А.С.Пушкина организован телемост «Чикаго-Усть-Каменогорск» - встреча с Героем Советского Союза С.Н.Борозенец

Также подготовлена и представлена к 120-летию со дня рождения писателя Волкова А.М. для выступления на «Волковских чтениях» мультимедийная презентация «Усть-Каменогорск – город моего детства», для «Чистяковских чтений» подготовлена и представлена презентация «Переписка Ф.М.Карбушева с М.И.Чистяковым».

Традиционно госархив области в отчетном периоде принял участие в творческом вечере «След на Иртышской земле» и других творческих вечерах с выступлениями.

В госархиве области прошли производственную практику студенты Усть-Каменогорского колледжа профессиональной подготовки и сервиса, Казахстанско-Американского свободного университета. Также проводились школьные уроки.

В отчетном периоде госархив области занимался исполнением запросов социально-правового и тематического характера. В связи с большим объемом поступающих запросов сотрудники отделов архива участвуют в их исполнении. В связи с этим наблюдается невыполнение некоторых плановых показателей работы.

В госархиве области переводятся на государственный язык планово-отчетная, организационно-распорядительная, справочно-информационная документация, методические разработки.

За 9 месяцев 2011г. проведено 9 заседаний дирекции, на которых рассматривались итоги работы госархива области за 2010г., ежемесячные, квартальный итоги работы отделов госархива области, 2 заседания экспертной комиссии.


  1. ^ Обеспечение сохранности и государственный учет документов

Национального архивного фонда Республики Казахстан
Обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда

Республики Казахстан.
В здании по ул.Потанина, 12а закончен ремонт: проведено сейсмоусиление межэтажных перекрытий, деревянные оконные блоки заменены на металлопластиковые, заменены дверные блоки, осуществлена побелка и покраска архивохранилищ, рабочих кабинетов, лестничных клеток, коридоров. Плитка ПХВ заменена на линолеум. В целях соблюдения правил пожарной безопасности полностью заменена электропроводка в здании, установлены электроавтоматы на каждом этаже, заменены старые плафоны и светильники. При входе в здание установлен пандус.

Проводится ремонт фасада здания архива по ул.Крылова, 39.

Для нормального жизнеобеспечения госархива области в отчетном периоде во всех зданиях госархива области проводилось наблюдение за работой систем водопровода, теплоснабжения, электрообеспечения, охранной и пожарной сигнализаций. Для поддержания необходимых условий хранения документов осуществлялись мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима в архивохранилищах путем их проветривания и влажной уборки; с помощью дезинфекционной службы проводилась соответствующая обработка подвалов, архивохранилищ в зданиях архива.

После проведения проверки на предмет санитарно-биологического состояния дел фонда №839 «Объединенный архивный фонд: Народные суды города Усть-Каменогорска», а также в ходе перемещения фонда №568 «Коллекция документов по землеустройству хозяйств в Восточно-Казахстанской области» было обнаружено 35 поврежденных ед. хр. В 3 квартале текущего года была проведена дезинфекция этих дел.

С целью улучшения физического состояния документов за 9 месяцев 2011г. госархивом области отреставрировано 239 ед. хр., 5411 листов, подшито 225 документов личного происхождения, 2325 ед. хр. управленческой документации и дел по личному составу, выявленных в ходе проверки наличия и физического состояния дел, дезинфекции, а также после переработки описей дел Восточно-Казахстанского облпотребсоюза. Также после ксерокопирования, реставрации и восстановления затухающих текстов подшито 448 ед. хр., 12 газет, 14086 листов перенумеровано. Типографским способом переплетено и оформлено 153 газеты. Кроме этого, подшито 130 описей дел, оформлено 168 обложек описей дел, закартонировано 1870 ед.хр. и перекартонировано – 810 ед.хр., изготовлено 135 коробок ручным способом и 150 коробок изготовлено Обществом слепых, зашифровано 118 коробок, перешифровано 229 коробок, изготовлено 3135 новых ярлыков, заменено 390 ветхих ярлыка, наклеено 2166 ярлыков на коробки, сформировано 2677 связок. Перешифровано 433 ед. хр. после неправильной шифровки дел во время научно-технической обработки документов (фонд №85 «Согринская ТЭЦ Алтайского производственного объединения энергетики и электрификации «Алтайэнерго» (355 ед. хр.), фонд №39 «Институт усовершенствования учителей Восточно-Казахстанского областного отдела народного образования» (28 ед. хр.), фонд № 658 «ОАО «Усть-Каменогорский молочный комбинат» (32ед. хр.) и фонд №665 «Общественное объединение «Восточно-Казахстанский областной Совет профсоюзов Федерации профсоюзов РК» (18 ед. хр.).

За 9 месяцев 2011 года с целью выявления затухающих текстов восстановлено 126 листов затухающего текста фонда №19п «Усть-Каменогорский городской комитет КП(б)К», считано 90 листов затухающего текста после их восстановления.

С целью выявления ОЦД за 9 месяцев 2011г. госархивом области просмотрено по 16 фондам 4029 ед.хр. (полистно – 1481 ед.хр., по заголовкам – 2548 ед.хр.). Это документы фондов: № 186 «Семейный фонд Поповых: Валентин Егорович – кандидат геолого-минералогических наук, доцент, декан факультета естествознания Усть-Каменогорского педагогического института, участник Великой Отечественной войны 1941-1945гг.; Ксения Ивановна – кандидат географических наук, доцент кафедры физической географии Усть-Каменогорского педагогического института», № 203 «Акционерное общество открытого типа «Керамика», № 212 «Усть-Каменогорский уездный продовольственный комитет уездного исполнительного комитета Советов рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов», №271 «Усть-Каменогорский уездный отдел здравоохранения исполнительного комитета Советов рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов», № 532 «Восточно-Казахстанский военный комиссариат», № 584 «Восточно-Казахстанский областной противотуберкулезный диспансер Управления здравоохранения Восточно-Казахстанской области», № 620 «Восточно-Казахстанское областное управление государственных трудовых сберегательных касс и государственного кредита Министерства финансов Казахской ССР», № 1380 «Открытое акционерное общество «Иртышское управление строительства» и др. Описано и утверждено решением Восточно-Казахстанской областной экспертно-проверочной комиссией 411 особо ценных дел (Приложение 1). Итоги выявления ОЦД внесены в учетные документы. В описях, на делах и коробках проставлены отметки ОЦ, 159 особо ценных дел обособлено.

С целью выявления ОЦД в 3 квартале 2011года начата работа по просмотру следующих фондов: № 638 «Компания «Востокхлебопродукт» Государственной акционерной компании «Астык», № 651 «Восточно-Казахстанская областная контора пчеловодства объединения пчеловодства Государственного агропромышленного комитета Казахской ССР», № 654 «Усть-Каменогорская проектная контора «Востокказпроект» и др. Просмотрено полистно-382 ед. хр., по заголовкам-1725 ед. хр. Описание ОЦД по вышеуказанным фондам будет закончено в 4 квартале текущего года.

Госархивом области в отчетном периоде продолжалась работа по созданию фонда пользования на документы личного происхождения, в том числе ОЦД. Для дальнейшего хранения в электронном виде отсканировано 128 ед.хр./12624 скан-образа (3765 мб) личного фонда Черных С.Е. – архивиста, писателя, краеведа. Это особо ценные личные документы, переписка, фотографии.

За 9 месяцев 2011 года проверено наличие и физическое состояние 22596 ед.хр. на бумажной основе и 1131 документов страхового фонда (Приложение 2), 9296 ед.хр. фондов, бывших в использовании в 2010г. (Приложение 3) и 2991 ед.хр. на предмет санитарно-биологического состояния дел (Приложение 4). По итогам проверок составлены акты и заполнены карточки учета и состояния документов. Проведена выверка учетных документов на 61 фонд.

Для исполнения запросов, работы в читальном зале, переработки описей и усовершенствования научно-справочного аппарата (НСА), выявления ОЦД из архивохранилищ было выдано 82 129 ед.хр., 12 806 описей дел. Во временное пользование госархивом области оформлено 190 ед.хр.

В целях рационального размещения дел в результате их приема на госхранение в архивохранилищах за 9 месяцев 2011г. перемещено 5965 связок и коробок.

Для пополнения «электронного архива» подвергнуты сканированию документы фонда №1 «Усть-Каменогорский городской Совет народных депутатов и его исполком». Всего отсканировано 105 ед.хр., создано 23344 скан-образа (16 541 мб). Все отсканированные документы внесены в базу данных «Регистратор архива». Всего в базу данных внесено 1079 ед.хр., 104 754 скан-образа (в т.ч. ОЦД). Обособлено и опечатано после сканирования 83 ед. хр.

Для подготовки и оформления выставок, мультимедийных презентаций, для работы исследователей в читальном зале отсканировано и распечатано 317 документов и фотографии. За отчетный период отксерокопировано 5499 листов (при исполнении запросов социально-правового характера, исследователям в читальный зал и т.д.).

В соответствии с перспективным планом по обеспечению пожарной безопасности и планом мероприятий по обеспечению пожарной безопасности на 2011 год с ТОО «Пождитекс» заключен договор на обслуживание охранно-пожарной сигнализации. Обновлен приказ о составе ДПД в связи с кадровыми изменениями, проводится вводный инструктаж с вновь принятыми сотрудниками на рабочих местах, обновлен уголок пожарной безопасности. Поддерживается постоянная связь с органами пожарной службы города.

В отчетном периоде органами госпожнадзора в зданиях по ул.Головкова, 26/1, ул.Крылова, 39 проведена проверка пожарно-технического состояния зданий госархива области. В ходе проверки устранены все замечания, предоставлена необходимая документация. Приобретены и заменены пожарные рукава (20 штук).
Государственный учет документов Национального архивного фонда

Республики Казахстан.
За 9 месяцев 2011г. госархивом области составлены сведения об изменениях в составе и объеме фондов, которые произошли в 2010г., паспорт архивного фонда по состоянию на 1 января 2011г. Кроме этого, в госархиве области в текущем году составлено 10 новых листов фондов, пересоставлено и продолжено 35 листов фондов, в 10 листов фондов внесены изменения. Составлено 25 новых карточек фондов, из них – 8 карточек фондов на ОЦД, 40 карточек фондов продолжены и пересоставлены, в 18 карточек фондов внесены изменения. Составлено 33 карточки для пофондового топографического указателя и 78 карточек для постелажного топографического указателя. В книгу учета поступлений внесено 30 фондов. В реестр описей внесено 22 описи дел, в реестр описей ОЦД – 8 описей дел. В список фондов внесено 10 новых фондов.

В отчетном периоде проведена работа по ведению 106 дел фондов (в связи с проверкой наличия дел, выявлением ОЦД, приёмом документов на госхранение); ведению электронного фондового каталога (введено 30 описей), внесению 265 итоговых записей в описи дел.
  1   2   3

Похожие рефераты:

Отчет о выполнении основных показателей работы государственного архива...
В отчетном периоде госархивом области подготовлены предложения и замечания к Закону Республики Казахстан «о национальном архивном...
Отчет о выполнении основных показателей работы государственного архива...
Казахстанского областного акимата от 20 января 2010г. №344 «О внесении изменений и дополнений в некоторые постановления Восточно-Казахстанского...
Отчет о выполнении основных показателей работы государственного архива...
Послания Президента Республики Казахстан Н. А. Назарбаева народу Казахстана «Построим будущее вместе», в референдуме о продлении...
Отчет о выполнении основных показателей работы государственного архива...
Послания Президента Республики Казахстан Н. А. Назарбаева народу Казахстана «Построим будущее вместе», в референдуме о продлении...
Отчет о выполнении основных показателей развития архивного дела в...
Восточно-Казахстанской области на 2008 год, планов мероприятий: по реализации программы «электронное управление» в Восточно-Казахстанской...
Отчёт о выполнении основных показателей развития архивного дела в...
О выполнении основных показателей развития архивного дела в восточно-казахстанской области
Отчёт
О выполнении основных показателей развития архивного дела в восточно-казахстанской области за 2012 год
Отчет о выполнении основных показателей развития архивного дела в...

План работы государственного архива Восточно-Казахстанской области на 2011 год
В 2011 году работа государственного архива Восточно-Казахстанской области будет направлена на внедрение в практику «Единых правил...
План работы государственного архива Восточно-Казахстанской области на 2012 год
В 2012 году работа государственного архива Восточно-Казахстанской области будет направлена на внедрение в практику «Единых правил...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
referatdb.ru
referatdb.ru
Рефераты ДатаБаза