Инструкция по организации и ведению делопроизводства в Славгородском


НазваниеИнструкция по организации и ведению делопроизводства в Славгородском
страница1/5
Дата публикации22.07.2013
Размер0.8 Mb.
ТипИнструкция
referatdb.ru > Право > Инструкция
  1   2   3   4   5


УТВЕРЖДЕНО

Решение Славгородского

районного исполнительного

комитета

17.03.2008 № 5-4

ИНСТРУКЦИЯ

по организации и ведению

делопроизводства в Славгородском

районном исполнительном комитете

и его структурных подразделениях

ГЛАВА 1

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция по организации и ведению делопроизводства в Славгородском районном исполнительном комитете и его структурных подразделениях (далее - инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности и определяет порядок организации работы с документами в аппарате Славгородского районного исполнительного комитета и его структурных подразделениях (далее - райисполком).

2. Для целей настоящей инструкции применяются следующие основные термины и их определения:

документы – декреты, указы, распоряжения, директивы и поручения Президента Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь, протоколы заседаний Президиума Совета Министров Республики Беларусь, распоряжения Премьер-министра Республики Беларусь, протоколы и поручения Премьер-министра Республики Беларусь и заместителей Премьер-министра Республики Беларусь, министерств и других государственных органов, решения облисполкома, распоряжения председателя облисполкома, протоколы поручений председателя облисполкома и заместителей председателя облисполкома, решения райисполкома, распоряжения председателя райисполкома, протоколы поручений председателя райисполкома и заместителей председателя райисполкома;

регистрация документов – фиксация факта создания или поступления в райисполком документа путем проставления на нем регистрационного номера и даты с одновременной записью необходимых сведений о документе в электронной учетной карточке корреспонденции;

входящие документы – документы, поступившие в райисполком и принятые для рассмотрения, а также ответы, подготовленные во исполнение поручений, просьб и предложений, содержащихся во входящих документах;

исходящие документы – инициативные документы, созданные в райисполкоме;

внутренние документы – документы, используемые в пределах структурного подразделения райисполкома (докладные записки, справки, информации);

организационные документы – положение, устав, инструкция, договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего распорядка, график отпусков и др.;

распорядительные документы – постановление, распоряжение, приказ, решение;

справочно-информационные документы – справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, сводки, заявления, заключения, отчеты, телеграммы и телефонограммы, факсограммы и др.;

реквизит документа – отдельный элемент документа или совокупности документов. Для каждого вида документов установлены определенный набор реквизитов и их местоположение;

оперативное хранение документов – хранение документов в райисполкоме с момента их поступления (создания) и до передачи в ведомственный архив.

3. Особенности оформления и обработки секретных документов, обращений граждан регламентируются специальными инструкциями.

4. Делопроизводство в райисполкоме включает:

подготовку, оформление, регистрацию, размножение (тиражирование), рассылку, контроль за ходом рассмотрения (исполнения), хранение и использование исходящих документов, а так же организационно-распорядительных документов, образующихся в результате деятельности райисполкома;

прием, регистрацию, контроль исполнения, подготовку ответов, оформление, размножение (тиражирование), рассылку, хранение и использование входящих документов.

5. Порядок организации работы с документами в райисполкоме определяется следующими нормативными правовыми актами:

Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением государственного герба Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 66, 1/1414);

Законом Республики Беларусь «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 7, 2/136);

постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. N 424» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 75, 5/3742);

постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424 «Об изготовлении и использовании изображения Государственного герба Республики Беларусь» (с изменениями, внесенными постановлениями Совета Министров от 31 июля 2000 г. № 1172 и от 8 октября 2002 г. № 1392);

Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ 6.38-95) «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 20 октября 1995 г. № 11 «Об утверждении, введении в действие, изменении и отменетехнических нормативных правовых актов в области стандартизации» (далее - СТБ 6.38-95);

Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ 6.38 - 2004) «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. № 69 «Об утверждении, введении в действие, изменении стандартов» (далее - СТБ 6.38- 2004);

постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 24 июля 2003 г. №27 «Об утверждении Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2003 г., № 92, 8/9867);

приказом председателя Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» (Бюллетень нормативно-правовой информации, 1995 г., №11);

постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 25 сентября 2000 г. № 157 «Об утверждении Инструкции о порядке открытия и функционирования штемпельно-граверных предприятий (участков), изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 109, 8/4319);

постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 февраля 1993 г. № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь» (Собрание постановлений Правительства Республики Беларусь, 1993 г., №6, ст.89);

общегосударственным классификатором Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД), утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 29 сентября 1995 г. №10;

техническим кодексом установившейся практики 1.5-2004 «Система технического нормирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила построения, изложения, оформления и содержания технических кодексов установившейся практики и государственных стандартов» (далее – ТКП 1.5-2004);

основными правилами работы архивов центральных органов местной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5;

настоящей инструкцией.

6.  Делопроизводство ведется на белорусском и (или) русском языках. Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата.

7. Общее руководство делопроизводством и контроль за исполнением требований инструкции возлагается на управляющего делами райисполкома.

Организация и ведение делопроизводства в аппарате райисполкома возлагается на главного специалиста по контролю и ведению делопроизводства отдела по работе с обращениями граждан райисполкома (далее – главный специалист по контролю), в структурных подразделениях райисполкома – на ответственных лиц, назначаемых их руководителями.

8. При увольнении, переводе на другую работу, отъезде в длительную командировку работника, который осуществлял ведение делопроизводства, документы, находящиеся в делопроизводстве, передаются лицу, на которое возлагается ведение делопроизводства, по акту приема-передачи дел, утверждаемому распоряжением председателя райисполкома.

9. Работники райисполкома несут персональную ответственность за исполнение требований настоящей инструкции и сохранность поступающих к ним документов.
ГЛАВА 2

^ ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЬЯВЛЯЕМЫЕ

К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
10. Документ состоит из реквизитов и составляется в соответствии с унифицированной формой.

При оформлении документов в соответствии с СТБ 6.38-2004 используются следующие реквизиты:

1- Государственный герб Республики Беларусь;

2 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3 - код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Органы государственной власти и управления» (далее – ОКОГУ);

4 - код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь "Унифицированные документы" (далее - ОКУД);

5 - наименование вышестоящей организации;

6 - наименование организации;

7 - наименование структурного подразделения;

8 - почтовый адрес организации-отправителя;

9 - коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи, телетайпа, телекса, адрес электронной почты и т.д.) и коммерческие данные (номера счетов в банках, наименование банков и т.д.);

10 - название вида документа;

11 - дата;

12 - регистрационный индекс;

13 - ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

14 - место составления или издания;

15 - гриф ограничения доступа (при необходимости);

16 – адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 - текст;

22 - отметка о наличии приложения;

23 - подпись;

24 - гриф приложения;

25 - гриф согласования;

26 - визы;

27 - печать;

28 - отметка об исполнителе;

29 - отметка о заверении копии;

30 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 - отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32 – отметка о переносе данных на машинный носитель.

Схема размещения и размеры реквизитов приведены в приложении 1 к настоящей Инструкции.

11. Для каждого вида документов используется определенный набор реквизитов.

12. Подготовка документов в зависимости от их вида осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами, перечисленными в пункте 1.5 настоящей инструкции, и включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости, согласование (визирование), утверждение.

13. Организационные и распорядительные документы составляются на бланках.

14. Для изготовления бланков используются форматы А4 (210×297) и А5 (210×148). Формат А5 используется для бланков документов, имеющих пять-семь строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо и т.д.).

15. Бланки документов печатаются на белой бумаге красками насыщенного цвета, позволяющего дальнейшее тиражирование документа.

16. При оформлении документа не на бланке его реквизиты должны соответствовать размерам, приведенным в СТБ 6.38-2004.

17. Бланки решений райисполкома, распоряжений председателя райисполкома и бланки писем райисполкома содержат изображение Государственного герба Республики Беларусь и разрабатываются на основе продольного расположения реквизитов центрованным способом на двух языках: слева помещаются реквизиты на белорусском языке, а справа – на русском или иностранном языке для зарубежной переписки. Образцы бланков, указанных в пункте 17 настоящей главы, приведены в приложениях 2 – 4 к настоящей инструкции.

Бланки изготавливаются и учитываются хозяйственным отделом управления делами райисполкома.

18. Изображение Государственного герба Республики Беларусь, обозначенного в приложении 1 цифрой 1, на бланках документов райисполкома наносится типографским способом в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 17мм. Не допускается размещение изображения Государственного герба Республики Беларусь между реквизитами бланка, обозначенными в приложении 1 цифрами 5,6,7.

19. Код райисполкома, обозначенный в приложении 1 цифрой 3, присвоенный при регистрации в органах государственной статистики, помещается на верхнем поле справа на первом листе документа.

20. Код документа, обозначенный в приложении 1 цифрой 4, по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (далее - ОКУД), утвержденному постановлением Белстандарта от 29 сентября 1995 г. №10, помещается также на верхнем поле документа ниже кода организации.

Код документа проставляется только на унифицированных документах, названия форм которых включены в ОКУД.

21. Наименование райисполкома и наименование структурного подразделения райисполкома, обозначенные в приложении 1 цифрой 6 и цифрой 7 соответственно, должны полностью соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами.

Наименование структурного подразделения райисполкома указывается под наименованием райисполкома в том случае, если оно является юридическим лицом.

Например:

Славгородский районный исполнительный комитет

Комитет по труду, занятости и социальной защите

22. Почтовый адрес отправителя, обозначенный в приложении 1 цифрой 8, заполняется на белорусском и (или) русском языке. Адрес должен быть точным, полным и содержать название улицы, номер дома, корпуса, название населенного пункта, почтовый код, номер отделения почтовой связи.

Почтовый адрес указывается на бланке для письма, а также при адресовании документов разовым корреспондентам и частным лицам.

23. Коммуникационные данные, обозначенные в приложении 1 цифрой 9, - телеграфный адрес, номера телетайпа, телекса, телефона, электронной почты (факса) с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи - помещают на бланке для письма ниже почтового адреса отправителя. Группы цифр в номерах телефонов дефисом не разделяются.

В этом же поле могут быть размещены и коммерческие данные: номер счета в банке, наименование и почтовый адрес банка, его код и иные сведения.

Например:

тел. (0222) 32 67 92, факс (0222) 22 05 11

E-mail: oblisp@mogilev.by

р/с 3604005060752 МОУ АСБ «Беларусбанк»

Филиал 700 в г.Могилеве

Код 536, УНН 700123853

24. Название вида документа, обозначенное в приложении 1 цифрой 10, определяется его назначением и содержанием, и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы». Название вида документа печатается прописными буквами с обычным интервалом (без разреживания) и без отступа от границы левого поля. В письме название вида документа не указывается.

25. Датой документа, которая обозначена в приложении 1 цифрой 11, является дата его подписания, принятия, утверждения или дата события, которое зафиксировано в документе (для протоколов, актов и др.).

Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

При подготовке проекта документа на подпись, в реквизите «дата документа» допускается проставление месяца и года. День месяца в реквизите «дата документа» проставляется должностным лицом при подписании документа.

Дата и индекс в справке или докладной записке проставляются ниже названия вида документа перед его заголовком.

Например:

^ ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

05.04.2007 №09/62 ДСП

О выполнении поручений

Президента Республики Беларусь

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением (резолюция, отметки о согласовании, исполнение документа и направление его в дело), датируются и подписываются. Подписи расшифровываются.

В делопроизводстве даты записываются двумя способами - цифровым и словесно-цифровым. Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах «Отметка о поступлении», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии» оформляются цифровым способом.

Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца записывается двумя цифрами от 01 до 31; месяц - от 01 до 12. Если дню месяца или порядковому номеру месяца соответствует однозначное число, то его записывают с нулем. Год записывается четырьмя цифрами.

Например:

Дату 20 марта 2007 г. следует оформлять: 20.03.2007; дату 7 декабря 2006 г. - 07.12.2006.

Словесно-цифровой способ применяется при оформлении дат в нормативных правовых актах, а также дат в финансовых документах.

При оформлении трафаретов для дат, записываемых цифровым способом используется черта длиной не менее 10 знаков, при словесно-цифровом используется форма – «__» ______ 200_ г. (месяц и год допускается печатать изначально, например: ___ декабря 2007 г.).

26. Регистрационный индекс (номер) документа, обозначенный в приложении 1 цифрой 12, проставляется на входящих, исходящих и внутренних документах рядом с реквизитом «дата». Регистрационный номер телеграммы проставляется в конце текста.

Регистрационные индексы (номера) присваиваются документу организацией-составителем и состоят из порядкового номера документа с начала года и, через наклонную черту, номера дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Например:

1543/02, где 1543 - порядковый номер входящего (исходящего) документа, 03 - номер дела согласно номенклатуры дел.

Регистрационный индекс внутренних документов состоит из порядкового номера с начала года с буквенным индексом «вн».

Например: 112-вн.

Индексами распорядительных документов являются их порядковые номера, которые присваиваются в пределах каждого вида документа в течение одного года.

Индекс (номер) распорядительного документа, принятого несколькими организациями совместно, состоит из регистрационных индексов авторов, проставляемых на документе через косую черту. Индексы проставляются в порядке указания авторов на документе.

27. Ссылка на дату и индекс входящего документа, обозначенная в приложении 1 цифрой 13, включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ. Данный реквизит присутствует на бланке для писем и полностью переписывается из поступившего документа цифровым способом.

Например: На № 02-12/178 от 03.05.2007.

На бланках для писем реквизиты «Дата», «Регистрационный индекс (номер) документа» и «Ссылка на дату и индекс входящего документа» выполняются в виде трафарета:



На № от

28. Реквизит «Место составления или издания документа», обозначенный в приложении 1 цифрой 14, располагается на общем бланке под реквизитами "Дата" и "Индекс документа".

Данный реквизит оформляется в соответствии с наименованием населенного пункта, в котором был принят, издан документ.

Например: г.Минск, г.Могилев, г.Шклов.

Для юридического лица местом издания документа является место нахождения этого юридического лица, которое определяется местом его государственной регистрации.

29. Гриф ограничения доступа к документу, обозначенный в приложении 1 цифрой 15, проставляется на документах, содержащих информацию, доступную строго определенному кругу лиц или секретную информацию.

30. Адресат, обозначенный в приложении 1 цифрой 16, может состоять из нескольких частей. Каждая часть адресата содержит сведения, занимающие одну или несколько строк, располагается на новой строке и начинается с заглавной буквы. В конце смысловых строк (составных частей) адресата знаки препинания не ставятся.

Максимальный набор данного реквизита состоит из:

наименования учреждения и его структурного подразделения (в именительном падеже);

должности и фамилии получателя (в дательном падеже);

почтового адреса.

Адресат располагается в правом верхнем углу рабочей площади документа. При продольном расположении реквизитов бланка адресат указывается сразу под надписями бланка.
При направлении документа в адрес организации указывается её полное наименование в именительном падеже.

Например: Могилевский областной

исполнительный комитет

При направлении документа в адрес структурного подразделения организации в адресате в именительном падеже указываются наименования организации и соответствующего структурного подразделения.

Например: Могилевский областной

исполнительный комитет

Управление организационно-

кадровой работы

При направлении документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия получателя – в дательном.

В адресате фамилия всегда предшествует инициалам.

Например: Министерство культуры

Республики Беларусь

Начальнику общего отдела

Иванову А.В.

При адресовании документа руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в состав наименования должности и пишется в дательном падеже (эти же правила распространяются на внутренние документы).

Например: Председателю Могилевского

городского исполнительного

комитета

Шорикову В.И.

Если письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то указывается звание или степень, которые приводятся в сокращенном виде непосредственно перед фамилией.

Например: Белорусский государственный

университет

Исторический факультет

Зав. кафедрой источниковедения

и музееведения

Проф. Сидорцову В.Н.

Адресаты внутренних документов (справок, докладных записок и др.) имеют сокращенный вид. Они содержат только должность, фамилию и инициалы лица, которому адресованы.

Например: Начальнику отдела по работе с

обращениями граждан райисполкома

Щановой Е.А.

При написании адресов почтовых отправлений установлен следующий порядок:

в адресе получателя вначале пишутся фамилия, имя, отчество гражданина или наименование организации. Если отправление адресовано в столицу республики или областные центры, далее в адресе указывается наименование улицы, номер дома и квартиры, почтовый индекс, название города и номер отделения связи, которое будет осуществлять доставку отправления.

Например:

БелНИИДАД

ул.Кропоткина, 55,

220002, г.Минск-2

на конвертах, адресуемых в города, за исключением городов, являющиеся областными центрами, и районные центры в конце адреса указывается наименование области. Если отправление адресовано в поселок городского типа или сельский населенный пункт, то после наименования улицы, номера дома и квартиры, индекса, указывается наименование деревни, села, поселка и т.п., затем – наименование района и области.

Например:

Кореневу Е.Г.

ул.Весенняя, д.15, кв.26,

211059, п/о Александрия

Шкловского р-на

Могилевской обл.

При адресовании корреспонденции за пределы республики дополнительно указывается название страны.

Например:

ВНИИДАД

ул.Мархлевского, 7а,

113161, Москва-61,

Российская Федерация

При написании почтового адреса допускаются сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч. (воинская часть), обл. (область), г. (город), с. (село), р-н (район), ул. (улица), пер. (переулок), пр. (проспект), корп. (корпус), кв. (квартира). За исключением сокращения п/о (почтовое отделение), сокращения через косую черту не допускаются. В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "№" не ставится, при литерном написании буква пишется слитно с цифрой (22а).

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам и подчиненным организациям. В соответствии с этими правилами определяется также необходимость указания почтового адреса в списке на рассылку.

При адресовании документов гражданам вначале указывается фамилия и инициалы получателя, а затем почтовый адрес:

Например: Иванову И.И.

ул.Первомайская,35,кв.10

220030 г.Могилев

При направлении документа разовым корреспондентам указывается их почтовый адрес.

Например: Федерация профсоюзов

Республики Беларусь

пр-т Машерова,21

220126, ГСП, г.Минск-26

Документ не должен содержать более четырех адресатов, которые располагают один под другим. Все экземпляры печатаются на бланках и каждый подписывается. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При конвертации документа на каждом экземпляре отмечается адресат, которому он направляется.

Если документ является ответом и направляется нескольким адресатам, то первым указывается автор инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов. Основному адресату направляется первый экземпляр документа.

При направлении документа в вышестоящий орган не допускается одновременное указание других адресатов, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа (в тексте документа дается ссылка на дату и номер поручения).

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. Указатель рассылки подписывается исполнителем документа и оформляется в соответствии с приложением 5 к настоящей инструкции.

После отправки документа указатель рассылки помещается в дело вместе с экземпляром, оставшимся у организации-отправителя. Указатель рассылки составляется также при отправке распорядительных документов (решений, распоряжений), на которых адресат не указывается.

При направлении документа одного содержания в несколько однородных организаций их указывают обобщенно в именительном падеже.

Например: Управления и отделы райисполкома,

сельские исполнительные комитеты,

администрации в городах

(по списку).

При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций их указывают обобщенно в дательном падеже.

Например: Руководителям учреждений

образования Славгородского района

В этом случае также составляется указатель рассылки.

Указатель рассылки не составляется при направлении документа всем организациям, обозначенным в адресате обобщено, если перечень этих организаций имеется в осуществляющем рассылку подразделении.

31. Гриф утверждения, обозначенный в приложении 1 цифрой 17, - это один из способов удостоверения документа после его подписания.

Утверждение документов, не являющихся нормативными правовыми актами, может осуществляться двумя способами: изданием распорядительного акта или утверждением должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

Утверждение нормативных правовых актов, подлежащих регистрации в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь, осуществляется только путем принятия решения райисполкома.

При утверждении должностным лицом (посредством личной подписи) документа, выполненного не на бланке, реквизит «Гриф утверждения» состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (печатается прописными буквами без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия), даты утверждения. При этом в наименование должности входит полное наименование организации.

Например: УТВЕРЖДАЮ

Заместитель председателя

Славгородского райисполкома

Подпись Н.П.Брылева

17.09.2007

План мероприятий Славгородского райисполкома по подготовке

и проведению в октябре 2007 г. недели Матери.

При утверждении документа решением, распоряжением, постановлением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, названия вида документа в именительном падеже (с указанием должности лица его издавшего или государственного органа, принявшего документ), даты и номера документа.

Например: УТВЕРЖДЕНО

Решение Славгородского

районного исполнительного комитета

09.04.2007 № 4-34

32. Резолюция, обозначенная в приложении 1 цифрой 18, проставляется на входящих документах, требующих исполнения, на первом листе документа в правом верхнем углу, на письмах, факсах - под реквизитом «адресат». При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также невозможности ее размещения в отведенном для этого реквизита месте, допускается написание ее на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая его текста и полей. Резолюция располагается под углом к линии строки. При отсутствии на документе места резолюция прилагается на отдельном листе с отметкой на документе о наличии такого листа. Такая резолюция называется «рефераткой».

Резолюция на отдельном листе может быть выполнена рукописным способом или напечатана.

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции допускаются при детализации порядка исполнения документа. Содержание резолюций не должно дублироваться, каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей.

33. Заголовок к тексту, обозначенный в приложении 1 цифрой 19, является обязательной составной частью документа. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание документа, быть грамматически согласованным с его названием.

Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно.

В конце заголовка точка не ставится.

Например:

ПРОТОКОЛ

06.06.2007 №4

г.Славгород

заседания комиссии Славгородского

райисполкома по проведению

конкурсов и процедур запроса

ценовых предложений

В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и другие официальные и общепринятые сокращения.

Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5.

34. Отметка о контроле, обозначенная в приложении 1 цифрой 20, проставляется на документах, исполнение которых контролируется, и состоит из слова КОНТРОЛЬ, которое проставляется штемпелем с чернилами красного или синего цвета на левом поле первого листа документа на уровне заголовка к тексту.

35. Тексты организационно-распорядительных документов, обозначенные в приложении 1 цифрой 21, должны содержать достоверную и объективную информацию, быть максимально краткими при полноте информации и не допускать различных толкований.

Текст документов излагается официально-деловым стилем и должен содержать грамматически и логически согласованную информацию об управленческом действии.

Текст документа может быть представлен в виде связного текста, таблицы, анкеты или в виде соединения этих форм.

Текст большинства видов документов состоит из двух смысловых частей: в первой излагаются причины, основания и цели создания документа, во второй – выводы, предложения, просьбы, распоряжения, рекомендации.

В тексте документа, состоящего из трех смысловых частей, в первой излагаются причины создания документа, во второй – доказательство с описанием событий, фактов, следствия, в третьей – заключение с выводами, предложениями, распоряжениями и просьбами.

В отдельных случаях документ может состоять из одной заключительной части, если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании: в решении – распорядительная часть без констатирующей, в письме – просьба без пояснений.

Если основанием для создания какого-либо документа послужил другой документ, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид, дата, номер и заголовок.

Например:

На основании Указа Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» разработан бланк решения райисполкома.

Тексты сложных по содержанию документов допускается делить на разделы, главы, пункты, подпункты.

Разделы обозначаются римскими цифрами и должны иметь название, которое пишется прописными буквами и размещается в центре строки.

Главы обозначаются арабскими цифрами и должны иметь название, которое пишется прописными буквами и размещается в центре строки.

Подпункты являются составной частью пункта и обозначаются несколькими арабскими цифрами с точками после каждой из них, первая из которых обозначает номер пункта.

Нумерация разделов, глав, пунктов должна быть сквозной для всего документа, подпунктов – сквозной для каждого пункта.

Названия должны четко и кратко отражать содержание соответствующих разделов и глав. В названиях не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр и математических знаков.

Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой.

При перечислении в тексте фамилий, географических названий или административно-территориальных единиц, они располагаются в алфавитном порядке.

Перечисления в тексте документа выделяют абзацными отступами, которые используют только в первой строке. Вторую строку в перечислении приводят без абзацного отступа. Перед каждой позицией перечисления дефис не ставится. После каждого перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.

В тексте документа не допускается применять:

обороты разговорной речи;

для одного и того же понятия различные термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов на белорусском (русском) языках;

произвольные словообразования;

сокращения слов, кроме установленных правилами орфографии и действующими стандартами.

В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается применять:

математический знак минус (-) перед отрицательными значениями величин (следует писать слово «минус»);

математические знаки величин без числовых значений, например: > (больше), < (меньше), = (равно), № (номер), % (процент) и т.д., которые следует писать словами.

Тексты документов, используемые в управленческой практике, составляются на белорусском и (или) русском языках.

Таблицы в тексте оформляют в соответствии с ТКП 1.5-2004.

36. Связь между основным документом и приложением оформляется с помощью реквизита «Отметка о наличии приложения», обозначенного в приложении 1 цифрой 22.

Отметка о наличии приложения помещается под текстом основного документа или сопроводительного письма перед реквизитом «Подпись».

Приложения к документам могут быть трех видов:

утверждаемые, одобряемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (решениями, распоряжениями);

поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительным письмом или другими документами.

Приложения должны иметь все необходимые для документа элементы (наименование, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д.).

Документы, утверждаемые, одобряемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (положения, уставы, инструкции и т.п.) являются не частью распорядительного документа, а самостоятельными, обретающими юридическую силу только с момента их утверждения или одобрения.

На прилагаемом документе в этих случаях проставляется надпись.

Например: УТВЕРЖДЕНО

Решение Славгородского

районного исполнительного комитета

18.07.2007 № 17-2

Приложения, поясняющие или дополняющие содержание распорядительного документа, являются по существу его частью, вынесенной для удобства пользования на отдельные листы в виде таблиц, перечней, ведомостей и т.п. В этих случаях ссылка на приложение в тексте делается при помощи термина «согласно». Это слово употребляется с существительным в дательном падеже и пишется «согласно приложению».

Приложения нумеруются арабскими цифрами без знака №. Например: «Согласно приложению 2».

При нумерации нескольких приложений пишется «Согласно приложениям 1-4».

Приложение должно иметь название и гриф, которые связывают его с основным документом. На первом листе приложения в правом верхнем углу помещается отметка, указывающая к какому документу относится приложение.

Например: Приложение 1

к решению Славгородского

районного исполнительного

комитета

18.07.2007 № 17-2

При наличии приложения к документам информационного характера (письмам, докладным запискам, справкам, актам и т.п.) под текстом основного документа до реквизита «подпись» делается отметка «Приложение».

Слово "Приложение" пишется от границы левого поля листа документа с заглавной буквы, а слова "листы" и "экземпляры" - сокращенно "л." и "экз.". Если прилагается лишь один экземпляр, количество экземпляров можно не указывать.

После слова «Приложение» ставится двоеточие, само слово остается открытым, текст, относящийся к слову «Приложение», печатается справа столбиком с межстрочным интервалом точно 14 пт.

Если приложение упоминается в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров.

Например:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают полное название документа-приложения с указанием количества листов и экземпляров.

Например:

Приложение: План мероприятий на 3 л. в 2 экз.

Если приложений несколько, и они не упоминаются в тексте, то их нумеруют арабскими цифрами с точкой. Приводится название каждого приложения, количество листов и экземпляров. Между пунктами приложения делают 1 интервал, а текст приложения печатают с интервалом точно 14 пт.

Например:

Приложение: 1. Справка о подготовке учреждений образования к работе в осенне-зимний период на 2 л. в 2 экз.

2. Протокол общего собрания работников профсоюза

работников агропромышленного комплекса

Славгородского района о ходе отчетно-выборной

кампании от 07.01.2007 № 1 на 4 л. в 2 экз.

К документу может прилагаться документ, уже имеющий приложение. Отметку о наличии приложений в этом случае оформляют по следующей форме:

Приложение: письмо Государственного комитета по архивам и

делопроизводству Республики Беларусь от 10.12.2006

№ 1-28/120 и приложение к нему, всего на 6 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз., во второй адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.

Например:

Приложение: каталог подписных изданий в 2 экз.

Не оформляются как приложения докладные записки, справки, акты, служебные письма, направляемые на основании содержащихся в распорядительных документах указаний.

Например:

«Поручить сельисполкомам рассмотреть справку отдела экономики райисполкома и принять соответствующие меры» или «Записку управления по труду, занятости и социальной защите по данному вопросу направить сельисполкомам для устранения отмеченных недостатков».

На этих документах никаких отметок, свидетельствующих об их связи с распорядительным документом, не делается.

В распорядительных документах и протоколах отметка о наличии приложения после текста не допускается. Указание о наличии приложений дается в тексте с помощью слов и выражений: "согласно приложению", "приложение", "приложение 1", "по прилагаемой форме" и др.

Например:

Районный исполнительный комитет РЕШИЛ:

Утвердить прилагаемую инструкцию по организации и ведению делопроизводства в Славгородском районном исполнительном комитете и его структурных подразделениях.

37. Подпись, обозначенная в приложении 1 цифрой 23, – придает документу юридическую силу.

На подпись должностному лицу представляется оформленный в установленном порядке и завизированный проект документа.

Исходящие документы и ответы на поручения, содержащиеся во входящих документах, подписываются в двух экземплярах. Первый экземпляр направляется адресату, второй экземпляр (с визами исполнителей) подшивается в дело.

Распорядительные документы (решения, распоряжения и др.) подписываются в одном экземпляре. Последующие экземпляры тиражируются.

В актах и протоколах подписи проставляются на всех экземплярах.

В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и её расшифровка. В расшифровке подписи инициалы и фамилия указываются без пробелов после точек и, если наименование должности не помещается на одной строке, то оно переносится на вторую, третью и другие строки. При этом личная подпись и ее расшифровка располагаются на уровне последней строки наименования должности лица, подписавшего документ.

Например:

Управляющий

делами райисполкома Подпись В.М.Белова

При оформлении реквизита «Подпись» на проекте документа, оформленного не на бланке, указывается полное наименование организации и фактическая должность лица, подписывающего документ.

Две или более подписи ставятся на документе в случае, когда за его содержание несут ответственность несколько лиц. Подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности от вышестоящей к нижестоящей.

Если документ подписывается несколькими лицами, не подчиненными по должности, их подписи располагают на одном уровне.

Например:

Начальник управления по труду, Начальник финансового

занятости и социальной защите отдела райисполкома

райисполкома

^ Подпись Н.К.Дудинский Подпись Е.В.Алексеева

В документе, составленном комиссией, в подписи указывают не фактические должности лиц, подписывающих его, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии и члены комиссии). При этом подписи членов комиссии независимо от занимаемых должностей располагаются в алфавитном порядке, например:

Председатель комиссии ^ Подпись В.М.Белова

Члены комиссии: Подпись С.В.Белов

Подпись Т.М.Иванова

Подпись В.П.Хотькин

В случае если по каким-то причинам руководитель организации отсутствует (отпуск, командировка и др.) и не может подписать документ, его подписание осуществляется уполномоченным на то заместителем или временно исполняющим обязанности, и подпись оформляется по образцу:

Заместитель начальника управления

по труду, занятости и социальной

защите райисполкома Подпись А.М.Мошина

или

И.о. начальника отдела

экономики райисполкома Подпись Т.И.Муренкова

Замена сокращений «И.о.» знаком «/» или предлогом «за» не допускается. Расшифровка подписи должна соответствовать фамилии должностного лица, подписавшего документ.

Решения исполкома подписываются председателем исполнительного комитета и управляющим делами, а в случае их отсутствия - первым заместителем и членом исполкома, на которого регламентом возложены функции управляющего.

Исходящие документы подписываются председателем, управляющим делами и их заместителями в соответствии с их полномочиями и распределением обязанностей.

Внутренние документы (докладные, служебные записки и справки) подписывают заместители председателя райисполкома, управляющий делами, руководители структурных подразделений, а в их отсутствие – заместители.

38. Гриф приложения, обозначенный в приложении 1 цифрой 24, оформляется на самом приложении и указывает на связь этого приложения с основным документом.

Например: Приложение
  1   2   3   4   5

Похожие рефераты:

Инструкция по ведению делопроизводства в университете глава 1
Инструкция по ведению делопроизводства в университете (далее Инструкция) разработана с целью совершенствования, повышения эффективности...
Инструкция о ведении внутришкольной документации в общеобразовательных школах
В целях повышения уровня руководства организациями среднего общего образования и унификации требований к ведению внутришкольной документации,...
Программа семинара: «Документирование, управление документацией и...
Цель: обучение работников административных служб компаний ведению делопроизводства, управлению документооборотом и хранению документов...
19 «13» қаңтар 2003 ж. «13» января 2003 г. Об утверждении Инструкции
В целях повышения уровня руководства организациями среднего общего образования и унификации требований к ведению внутришкольной документации,...
Приказ министерство образования и науки Республики Казахстан
В целях повышения уровня руководства организациями среднего общего образования и унификации требований к ведению внутришкольной документации,...
Заседание президиума областного комитета: о работе Лунинецкого райкома...
О работе профсоюзного комитета сотрудников уо «Барановичский государственный университет» по организации учета членов профсоюза,...
Приглашенных на заседание районного исполнительного комитета
«О работе отделов и управлений райисполкома, организаций и учреждений района, сельисполкомов по соблюдению Закона Республики Беларусь...
Инструкция по ведению экологического паспорта предприятия  Инструкция...
Постановление министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды республики беларусь
Инструкция по ведению делопроизводства в областных и приравненных...
...
Рекомендации по ведению делопроизводства в первичных организациях...
Рекомендации составлены в целях установления единого порядка по работе с документами и правильного ведения делопроизводства в первичных...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
referatdb.ru
referatdb.ru
Рефераты ДатаБаза